AI 도구로 회의 효율화하기 - 2시간을 30분으로

직장인 대부분이 "회의가 너무 많다"고 불평합니다. 실제로 한국 직장인은 주당 평균 7.3시간을 회의에 씁니다. 문제는 그중 절반 이상이 비효율적이라는 점입니다. 준비 없이 모여서 두서없이 얘기하다가 결론 없이 끝나는 회의가 부지기수입니다.

비효율적 회의의 전형적 패턴

대부분의 회의는 이렇게 진행됩니다. 회의 5분 전에 자료를 받고, 10분 동안 자료 설명 듣고, 20분 동안 관련 없는 얘기하고, 마지막 5분에 "다음에 다시 논의하죠"로 끝납니다. 회의록도 없고 액션 아이템도 불명확합니다.

한 주가 지나면 누가 뭘 하기로 했는지 아무도 기억 못 합니다. 같은 주제로 또 회의를 잡고 처음부터 다시 설명합니다. 이런 회의를 일주일에 5번씩 하면 실제 업무할 시간이 없습니다.

문제는 습관입니다. "일단 회의 잡고 보자"는 문화가 고착되면 AI 시대에 뒤처집니다. 회의가 꼭 필요한지 따지지 않고 무조건 모이려고 합니다.

회의 준비 단계에서 AI를 쓰면 시간을 대폭 줄일 수 있습니다.

안건 자동 생성: ChatGPT에게 "지난 회의록과 이번 주 진행 상황을 바탕으로 다음 회의 안건 3가지를 만들어줘"라고 하면 5분 만에 완성됩니다. 사람이 1시간 걸려 정리하던 일입니다.

사전 자료 요약: 참석자들이 읽어야 할 문서가 30페이지라면 ChatGPT로 1페이지 요약본을 만드세요. "이 보고서의 핵심 3가지와 의사결정이 필요한 부분을 정리해줘"라고 하면 됩니다. 모두가 사전에 맥락을 이해하고 회의에 옵니다.

예상 질문 정리: AI에게 "이 안건에 대해 나올 수 있는 질문 10가지를 만들어줘"라고 하면 예상치 못한 질문에 당황하지 않습니다. 답변도 미리 준비할 수 있습니다.

회의가 진행되는 동안에도 AI가 도움을 줍니다.

Otter.ai나 Clova Note 같은 도구로 음성을 실시간 텍스트 변환합니다. 누가 뭐라고 했는지 기록이 남으니 나중에 "그런 얘기 안 했는데요" 같은 다툼이 없습니다.

회의록 자동 작성: 음성 파일을 ChatGPT나 Claude에 업로드하면 회의록이 자동으로 나옵니다. 참석자, 주요 논의 사항, 결정 사항, 액션 아이템까지 깔끔하게 정리됩니다. 회의 끝나고 10분 안에 모든 참석자에게 공유할 수 있습니다.

실시간 팩트 체크: 회의 중 "작년 매출이 얼마였지?" 같은 질문이 나오면 AI 검색으로 즉시 확인합니다. 추측으로 회의하지 않고 데이터 기반으로 논의합니다.

회의가 끝난 후가 더 중요합니다.

액션 아이템 추적: 노션이나 먼데이닷컴 같은 도구에 AI가 정리한 액션 아이템을 자동으로 등록합니다. 담당자에게 알림이 가고 마감일을 관리합니다. 다음 회의 전에 "지난번 액션 아이템 진행률 80%"라는 리포트를 자동으로 받습니다.

회의 효과성 분석: AI가 회의 시간, 참석자 수, 결정 사항 개수를 분석해서 "이 회의는 효율적이었나요?"를 점수로 보여줍니다. 비효율적 회의는 다음부터 형식을 바꾸거나 아예 없앱니다.

자동 리마인더: 결정된 사항을 실행 날짜에 맞춰 자동으로 리마인드합니다. 사람이 일일이 챙길 필요가 없습니다.

1. 회의 필요성 판단 체크리스트: 회의 잡기 전에 "이 내용을 이메일이나 메신저로 해결할 수 있나?"를 먼저 물으세요. 50% 이상은 회의 없이 해결됩니다.

2. AI 회의록 도구 선택: 한국어는 Clova Note, 영어는 Otter.ai를 추천합니다. 무료 플랜으로 시작해서 효과를 확인한 후 유료 전환하세요.

3. 회의 템플릿 만들기: ChatGPT에게 "우리 팀 주간 회의 템플릿을 만들어줘. 안건, 시간 배분, 기대 결과물을 포함해줘"라고 요청하세요. 매주 같은 형식으로 진행하면 시간이 줄어듭니다.

4. 30분 원칙 적용: 모든 회의를 기본 30분으로 설정하세요. 1시간짜리 회의는 대부분 30분으로 줄일 수 있습니다. 시간 압박이 있으면 더 집중합니다.

5. 비동기 회의 실험: 급하지 않은 안건은 Loom으로 영상 녹화해서 공유하세요. 각자 편한 시간에 보고 댓글로 의견을 남깁니다. 실시간 회의는 최종 결정할 때만 합니다.

회의는 필요악이 아닙니다. 제대로 하면 팀의 생산성을 높이는 강력한 도구입니다. AI를 활용하면 준비 시간, 진행 시간, 후속 관리 시간을 모두 줄일 수 있습니다.

핵심은 "AI가 할 수 있는 일은 AI에게"입니다. 사람은 의사결정과 창의적 논의에만 집중하면 됩니다. 다음 회의부터 당장 AI 도구 하나만 써보세요. 차이를 체감할 겁니다.

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