엑셀에서 AI 활용하는 법 - 업무 시간 절반으로 줄이기
엑셀에서 AI 활용하는 법 - 업무 시간 절반으로 줄이기
매일 엑셀로 데이터를 정리하고 보고서를 만드는 데 몇 시간씩 쓰고 있다면, AI 기능을 활용할 때입니다. 마이크로소프트는 엑셀에 강력한 AI 도구를 내장했고, ChatGPT 같은 외부 도구와 결합하면 작업 시간을 절반 이하로 줄일 수 있습니다.
엑셀 작업, 왜 이렇게 시간이 오래 걸릴까
대부분의 직장인이 엑셀에서 시간을 낭비하는 이유는 세 가지입니다. 첫째, 반복적인 수작업입니다. 같은 작업을 매주, 매달 손으로 하고 있습니다. 둘째, 함수와 수식을 모릅니다. 필요한 기능이 있어도 어떤 함수를 써야 할지 몰라 검색하느라 시간을 씁니다. 셋째, 데이터 정리에 시간을 뺏깁니다. 서식이 제각각인 데이터를 일일이 손으로 정리합니다.
AI는 이 세 가지 문제를 모두 해결합니다. 반복 작업은 자동화하고, 필요한 함수는 AI가 알려주고, 지저분한 데이터는 AI가 정리합니다.
Microsoft 365 Copilot - 엑셀 안의 AI 비서
Microsoft 365 구독자라면 Copilot을 사용할 수 있습니다. Copilot은 엑셀 안에 내장된 AI 비서입니다. 자연어로 명령하면 수식을 작성하고, 데이터를 분석하고, 시각화까지 해줍니다.
예를 들어, "지난 3개월 매출 평균을 계산해줘"라고 입력하면 AVERAGE 함수를 자동으로 작성합니다. "이 데이터를 막대 차트로 보여줘"라고 하면 적절한 차트를 생성합니다. 복잡한 피벗 테이블도 "부서별 지출 내역을 요약해줘"라는 한 문장으로 만들 수 있습니다.
Copilot의 진짜 강점은 데이터 인사이트 제공입니다. 데이터를 넣고 "이상한 패턴이 있는지 찾아줘"라고 요청하면, 평균에서 벗어난 값, 추세 변화, 상관관계 등을 자동으로 분석해줍니다.
ChatGPT로 엑셀 함수 마스터하기
Microsoft 365 구독이 없어도 괜찮습니다. ChatGPT만 있으면 엑셀 전문가처럼 일할 수 있습니다. ChatGPT는 엑셀 함수 작성기이자 디버거 역할을 합니다.
실무 활용 예시입니다. "A열의 이메일 주소에서 도메인만 추출하는 함수를 알려줘"라고 물으면, ChatGPT가 RIGHT, FIND 함수를 조합한 수식을 알려줍니다. 복사해서 붙여넣으면 끝입니다. 에러가 나면 에러 메시지를 ChatGPT에 보여주면 문제를 찾아 수정해줍니다.
더 강력한 활용법은 VBA 매크로 작성입니다. "매주 월요일 A1부터 C100까지 데이터를 새 시트에 복사하는 매크로를 만들어줘"라고 요청하면, 완성된 VBA 코드를 줍니다. 프로그래밍을 몰라도 자동화 도구를 만들 수 있습니다.
파워 쿼리와 AI를 결합한 데이터 정리
엑셀의 파워 쿼리는 데이터 정리와 변환을 자동화하는 도구입니다. 여기에 AI를 결합하면 더욱 강력해집니다.
흔한 상황입니다. 여러 부서에서 받은 엑셀 파일을 하나로 합쳐야 하는데, 각 파일마다 컬럼명이 다르고 서식도 제각각입니다. 파워 쿼리를 직접 배워서 쓰려면 시간이 오래 걸립니다. ChatGPT에게 "파워 쿼리로 여러 엑셀 파일을 병합하고, 첫 행을 헤더로 설정하고, 빈 행을 제거하는 방법을 알려줘"라고 물으면 단계별 가이드를 받을 수 있습니다.
AI는 M 언어(파워 쿼리 언어) 코드도 작성해줍니다. "날짜 컬럼을 YYYY-MM-DD 형식으로 통일하는 M 코드를 작성해줘"라고 요청하면 즉시 코드를 제공합니다. 이 코드를 파워 쿼리 고급 편집기에 붙여넣으면 됩니다.
실천 가이드
1. Copilot 활성화하기: Microsoft 365 Business 구독자라면 관리자에게 Copilot 라이선스를 요청하세요. 개인 구독자는 Microsoft 365 Copilot 추가 구독을 고려하세요.
2. ChatGPT 즐겨찾기 등록: 엑셀 작업 중 막힐 때마다 ChatGPT를 여세요. "엑셀에서 [하고 싶은 작업]하는 함수 알려줘" 형식으로 질문하세요.
3. 함수 라이브러리 만들기: ChatGPT가 알려준 유용한 함수를 별도 엑셀 파일에 정리하세요. 나만의 함수 사전이 됩니다.
4. 매크로 자동화 시작: 매주 반복하는 작업이 있다면 ChatGPT에게 VBA 코드를 요청하세요. 한 번 설정하면 클릭 한 번으로 작업이 끝납니다.
5. 파워 쿼리 배우기: ChatGPT를 개인 강사 삼아 파워 쿼리를 배우세요. "파워 쿼리로 [작업]하는 법을 초보자에게 설명해줘"라고 물으면 됩니다.
마무리
엑셀 AI 활용은 선택이 아니라 필수입니다. 같은 부서 동료가 1시간 걸리는 작업을 10분에 끝낸다면, 그 차이는 AI 활용 능력입니다. 처음엔 낯설어도 한두 번 써보면 익숙해집니다. 오늘 당장 ChatGPT를 열고 엑셀 함수 하나를 물어보세요. 그게 시작입니다.