AI로 비즈니스 이메일 3배 빠르게 쓰는 법

하루에 이메일 몇 통이나 쓰시나요? 협력 요청, 미팅 조율, 고객 응대까지. 이메일 쓰는 시간만 줄여도 업무 효율이 크게 올라갑니다. AI를 활용하면 이메일 작성 시간을 3분의 1로 줄일 수 있습니다.

왜 이메일 작성이 시간을 잡아먹나

비즈니스 이메일은 단순히 내용만 전달하면 안 됩니다. 적절한 톤, 정확한 표현, 예의 바른 문장까지 신경 써야 합니다. 영어 이메일이라면 더 까다롭죠. 한 통의 이메일에 10분, 20분씩 쓰다 보면 하루가 다 갑니다.

여기에 더해 상황별로 다른 톤이 필요합니다. 상사에게 보내는 보고 메일, 협력사에 보내는 요청 메일, 고객에게 보내는 안내 메일. 매번 문구를 고민하다 보면 정작 중요한 업무에 집중하기 어렵습니다.

핵심 키워드만 입력하면 끝

ChatGPT에게 이메일 작성을 맡기세요. 전달하려는 핵심 내용만 알려주면 완성도 높은 이메일 초안을 받을 수 있습니다.

프롬프트 예시:

회의 일정 변경 요청 이메일을 작성해줘.
- 수신자: 마케팅팀 김과장
- 기존 일정: 3월 15일 오후 2시
- 변경 희망 일정: 3월 16일 오전 10시
- 사유: 긴급 고객 미팅
- 톤: 정중하고 비즈니스적

AI가 생성한 결과를 기반으로 세부 내용만 조정하면 됩니다. 처음부터 끝까지 고민하며 쓰는 것보다 훨씬 빠릅니다.

상황별 템플릿 만들어두기

자주 쓰는 이메일 유형은 미리 템플릿을 만들어두면 편합니다. ChatGPT에게 한 번만 요청하면 됩니다.

템플릿 요청 프롬프트:

다음 상황에 맞는 비즈니스 이메일 템플릿을 만들어줘.
1. 회의 일정 조율
2. 협력 요청
3. 진행 상황 보고
4. 자료 요청
5. 감사 인사

각 템플릿은 [제목], [수신자명], [주요내용] 등을 변수로 남겨둬.

이렇게 만든 템플릿은 노션이나 구글 독스에 저장해두세요. 필요할 때마다 변수만 채워 넣으면 됩니다.

영어 이메일도 문제없음

영어 이메일은 더 큰 효과를 봅니다. 문법 걱정, 표현 고민 없이 자연스러운 영문 이메일을 작성할 수 있습니다.

영문 이메일 프롬프트:

Write a professional business email in English.
- To: Sarah Johnson (Client)
- Subject: Project Timeline Update
- Content: Inform that the project will be delayed by one week due to unexpected technical issues. Apologize and suggest a new timeline.
- Tone: Professional and apologetic

AI가 생성한 문장은 네이티브 수준입니다. 간혹 맥락이 어색한 부분만 수정하면 바로 발송 가능합니다.

실천 가이드

AI로 이메일 작성을 시작하려면 다음 단계를 따라 하세요.

ChatGPT 계정 준비: 무료 버전으로도 충분합니다. 빠른 응답이 필요하면 유료 버전을 고려하세요.
자주 쓰는 이메일 유형 파악: 한 주 동안 보낸 이메일을 분석해보세요. 어떤 유형이 반복되는지 확인하고 그것부터 템플릿화하세요.
프롬프트 공식 만들기: "수신자 + 목적 + 주요내용 + 톤"을 포함한 프롬프트 양식을 만들어두세요.
생성 후 반드시 검토: AI가 만든 이메일을 무조건 신뢰하지 마세요. 사실 관계, 수치, 날짜는 반드시 확인하세요.
개인화 추가: AI 초안에 본인만의 표현이나 맥락을 추가하면 더 진정성 있는 이메일이 됩니다.

마무리

이메일 작성은 반복적이지만 피할 수 없는 업무입니다. AI를 활용하면 이 반복 작업을 효율화할 수 있습니다. 중요한 건 AI가 만든 초안을 그대로 쓰는 게 아니라, 본인의 상황에 맞게 다듬는 것입니다.

처음에는 익숙하지 않을 수 있습니다. 하지만 일주일만 사용해보세요. 이메일 작성 시간이 절반 이하로 줄어드는 걸 체감할 겁니다.

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