AI로 하루 1시간 아끼는 업무 자동화 루틴

하루 8시간 일하면서 정작 의미 있는 일에 쓰는 시간이 얼마나 되는지 생각해 본 적 있는가. 이메일 확인, 일정 정리, 회의록 작성, 보고서 초안 쓰기. 이런 반복 업무가 하루의 절반 이상을 잡아먹는다. AI 도구를 제대로 활용하면 이 시간을 하루 1시간 이상 줄일 수 있다. 거창한 프로그래밍이 아니라, 지금 바로 쓸 수 있는 도구와 루틴이다.

아침 루틴: 이메일 정리와 일정 관리 자동화

출근하면 가장 먼저 하는 일이 이메일 확인이다. 읽지 않은 메일 30통 중에 진짜 중요한 건 5통 정도. 나머지는 참조, 공지, 뉴스레터다. 이 분류 작업에만 매일 15~20분을 쓴다.

ChatGPT나 Claude를 이메일 비서로 활용하는 법:

읽지 않은 이메일 목록을 복사해서 AI에게 "긴급도 순으로 정리해줘"라고 요청한다. 발신자, 제목, 키워드를 기반으로 우선순위를 매겨준다.
답장이 필요한 메일은 AI에게 맥락을 알려주고 초안을 작성하게 한다. "거래처에서 납기일 변경 요청이 왔어. 정중하게 수락하되 다음 주 월요일까지는 확정해달라고 답장 써줘." 이 정도면 30초 만에 초안이 나온다.
정기적으로 오는 뉴스레터나 공지는 AI에게 요약을 맡긴다. 긴 내용을 3줄로 줄여주니 훑어보는 시간이 확 준다.

일정 관리도 마찬가지다. 하루 일정을 AI에게 보여주고 "오늘 집중해야 할 핵심 업무 3가지"를 뽑아달라고 하면, 잡다한 일에 끌려다니지 않고 중요한 일부터 처리할 수 있다.

이 아침 루틴만으로 약 20분을 아낄 수 있다.

오전 루틴: 보고서 초안 작성과 데이터 정리

오전에는 보통 머리가 맑을 때 보고서나 기획서를 쓴다. 문제는 빈 화면 앞에서 첫 문장을 쓰는 데 시간이 오래 걸린다는 점이다.

보고서 초안 자동화 방법:

보고서의 목적, 핵심 내용, 수치를 간단히 정리해서 AI에게 넘긴다. "이번 달 매출 15% 증가, 신규 고객 200명 유치, 다음 달 목표는 온라인 채널 강화. 이 내용으로 월간 보고서 초안 작성해줘." 이렇게 하면 구조가 잡힌 초안이 1분 안에 나온다.
완벽한 결과물을 기대하지 마라. AI가 만든 초안은 뼈대다. 여기에 자기 언어와 맥락을 입히면 된다. 그래도 처음부터 쓰는 것보다 훨씬 빠르다.

데이터 정리도 AI가 잘하는 영역이다.

엑셀이나 스프레드시트 데이터를 ChatGPT에 붙여넣고 "이 데이터에서 상위 10개 항목 뽑아줘" 또는 "월별 추이를 요약해줘"라고 하면 된다.
숫자를 표나 글로 정리해야 할 때, AI에게 "이 데이터를 팀장님께 보고할 형식으로 정리해줘"라고 하면 보고에 적합한 형태로 바꿔준다.

오전 루틴으로 약 20분을 절약할 수 있다.

오후 루틴: 회의록 정리와 커뮤니케이션 자동화

오후에는 회의가 몰린다. 회의 자체도 시간이 걸리지만, 회의록 정리가 더 문제다. 메모한 내용을 깔끔하게 정리하고, 액션 아이템을 뽑고, 관련자에게 공유하는 데 회의 시간만큼 또 걸린다.

회의록 자동화 방법:

회의 중 간단히 키워드나 핵심 내용만 메모한다. 완벽한 문장이 아니어도 된다.
회의가 끝나면 메모를 AI에게 넘기면서 "회의록으로 정리해줘. 논의 사항, 결정 사항, 액션 아이템으로 구분해줘"라고 요청한다.
Clova Note나 네이버 클로바 등 음성 인식 도구를 쓰면 녹음 파일에서 텍스트를 뽑아주기도 한다. 이 텍스트를 다시 AI로 정리하면 회의록 완성이다.

슬랙, 팀즈 메시지도 AI로 효율화할 수 있다.

길게 설명해야 할 내용을 AI에게 "간결하게 3줄로 요약해줘"라고 하면 커뮤니케이션이 훨씬 깔끔해진다.
영어로 해외 팀에 메시지를 보내야 할 때도 AI 번역을 활용하면 검색하며 쓰는 시간이 사라진다.

오후 루틴으로 약 15분을 아낄 수 있다.

퇴근 전: 내일 할 일 정리와 업무 브리핑

하루를 마무리하면서 내일 할 일을 정리해 두면 다음 날 아침 바로 업무에 들어갈 수 있다. 이것도 AI의 도움을 받자.

퇴근 전 루틴:

오늘 처리한 업무와 남은 업무를 간단히 적어서 AI에게 넘긴다. "오늘 한 일과 내일 해야 할 일을 정리해줘. 우선순위도 매겨줘." 이렇게 하면 내일 출근하자마자 볼 수 있는 깔끔한 할 일 목록이 생긴다.
주간 보고나 일일 업무 보고를 써야 한다면, 그날그날 메모를 AI에게 넘기면서 보고서 형식으로 정리하게 한다. 금요일에 한꺼번에 쓰는 것보다 훨씬 정확하고 빠르다.

퇴근 전 루틴으로 약 10분을 절약할 수 있다.

하루 총 절약 시간: 약 65분. 하루 1시간 이상이다.

실천 가이드

당장 오늘부터 시작할 수 있는 5가지 행동이다.

AI 도구 하나를 정하라. ChatGPT, Claude, Gemini 중 하나만 골라서 매일 쓰기 시작한다. 여러 개를 동시에 배울 필요 없다. 하나에 익숙해지면 다른 것도 금방 쓸 수 있다.
가장 반복적인 업무를 찾아라. 이번 주에 가장 많이 반복한 업무 3가지를 적어 보라. 이메일 답장, 데이터 정리, 회의록 작성 등. 이것부터 AI에게 넘겨라.
프롬프트를 저장해 두라. 자주 쓰는 요청은 메모장에 저장해 두고 복사해서 쓴다. "이 데이터를 보고서 형식으로 정리해줘", "이 내용으로 이메일 초안 써줘" 같은 것들이다.
완벽을 기대하지 마라. AI의 결과물은 초안이다. 70~~80%를 만들어주면 나머지 20~~30%를 내가 다듬는다. 그래도 처음부터 혼자 하는 것보다 3배는 빠르다.
일주일간 시간을 측정하라. AI를 활용하기 전과 후의 업무 시간을 비교해 보라. 실제로 줄어든 시간을 눈으로 확인하면 습관으로 이어진다.

마무리

AI 업무 자동화는 기술이 아니라 습관이다. 처음에는 AI에게 요청하는 것 자체가 번거롭게 느껴질 수 있다. 하지만 일주일만 꾸준히 해보면 "이건 AI한테 시키면 되지"라는 생각이 자연스럽게 든다. 하루 1시간이면 일주일에 5시간, 한 달이면 20시간이다. 그 시간에 더 중요한 일을 하거나, 조금 더 일찍 퇴근하거나, 새로운 걸 배울 수 있다. 거창하게 시작할 필요 없다. 오늘 이메일 하나를 AI에게 맡겨 보는 것부터다.

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