AI로 이메일 효율적으로 쓰는 법 - 10분이면 충분합니다

하루에 몇 통의 이메일을 쓰시나요? 적절한 표현을 고르고, 예의를 갖추고, 오해 없이 메시지를 전달하려다 보면 한 통 쓰는 데만 20-30분이 걸립니다. AI를 활용하면 이 시간을 크게 줄일 수 있습니다.

이메일 작성, 어느 부분이 어려운가

대부분의 직장인이 이메일 작성에서 어려워하는 건 '적절한 톤'입니다. 상사에게 보내는 메일, 거래처에 보내는 메일, 동료에게 보내는 메일의 톤이 모두 다릅니다. 너무 격식을 차리면 딱딱하고, 너무 편하면 예의 없어 보입니다.

두 번째 어려움은 '명확한 전달'입니다. 무엇을 요청하는지, 언제까지 필요한지, 왜 중요한지를 간결하게 전달해야 합니다. 하지만 너무 짧으면 불친절해 보이고, 너무 길면 핵심이 묻힙니다.

AI는 이런 균형을 잡는 데 도움을 줍니다. 상황에 맞는 톤을 제안하고, 구조화된 문장을 만들어주며, 불필요한 표현을 걸러냅니다.

ChatGPT나 Claude에게 이메일의 목적과 핵심 내용만 알려주면 됩니다.

프롬프트 예시: "거래처에 프로젝트 일정 연기를 요청하는 이메일을 써줘. 이유는 내부 리소스 부족, 2주 연기 요청, 정중하고 전문적인 톤으로."

AI는 다음과 같은 구조의 이메일을 생성합니다:

생성된 초안을 그대로 쓰지 말고, 본인의 언어로 다듬으세요. 특히 구체적인 날짜, 이름, 프로젝트명은 직접 확인하고 수정해야 합니다.

톤 조정: "더 격식 있게" 또는 "좀 더 편하게"라고 요청하면 톤을 조정할 수 있습니다. "미안하다는 느낌을 줄이고 해결책에 집중해줘"처럼 구체적으로 요청할 수도 있습니다.

자주 쓰는 이메일은 AI로 템플릿을 만들어두세요.

회의 요청 이메일: "회의 요청 이메일 템플릿을 만들어줘. 목적, 날짜/시간, 참석자, 안건을 채워 넣을 수 있게 [ ] 표시를 넣어줘."

업무 요청 이메일: "동료에게 업무 협조를 요청하는 이메일 템플릿을 만들어줘. 예의 바르지만 간결하게."

감사 이메일: "프로젝트 완료 후 팀에게 보내는 감사 이메일 템플릿을 만들어줘. 진심 어린 톤으로."

이렇게 만든 템플릿을 Notion이나 메모 앱에 저장해두면, 필요할 때마다 빈칸만 채워서 빠르게 이메일을 작성할 수 있습니다.

커스터마이징: 템플릿을 상황에 맞게 수정할 때도 AI를 활용하세요. "이 템플릿을 급한 상황에 맞게 수정해줘. 긴급성을 강조하되 공손한 톤 유지"처럼 요청하면 됩니다.

긴 이메일을 받았을 때 AI에게 요약을 요청하세요.

프롬프트 예시: "이 이메일의 핵심 내용을 3줄로 요약하고, 내가 해야 할 액션이 있으면 알려줘."

AI는 장문의 이메일에서 핵심만 추출해줍니다. 특히 영어로 온 이메일은 한국어로 요약해달라고 하면 빠르게 파악할 수 있습니다.

중요도 판단: "이 이메일이 긴급한지, 중요한지 판단해줘"라고 물으면 AI가 우선순위를 제시합니다. 하루에 수십 통의 이메일을 받는다면 이런 방식으로 중요한 메일부터 처리할 수 있습니다.

답변 초안 생성: "이 이메일에 대한 답장을 써줘. 요청사항을 수락하되, 조건을 제시하는 톤으로"라고 하면 받은 메일의 맥락을 고려한 답변을 생성합니다.

AI를 활용한 이메일 작성 워크플로우입니다.

목적 명확화 (1분): 이메일의 목적이 무엇인지(요청, 보고, 감사 등) 정하세요. 핵심 메시지 1-2문장으로 정리합니다.
AI로 초안 작성 (2분): ChatGPT에게 목적, 수신자, 톤, 핵심 내용을 알려주고 초안을 받으세요.
커스터마이징 (3분): AI가 생성한 초안을 본인의 언어로 다듬으세요. 구체적인 정보(날짜, 이름, 숫자)를 추가하고, 불필요한 표현을 삭제합니다.
톤 체크 (2분): AI에게 "이 이메일이 너무 격식 차린 느낌인지, 아니면 적절한지 평가해줘"라고 물어보세요. 필요하면 톤을 조정합니다.
최종 검토 (2분): 오타, 맞춤법, 첨부파일, 수신자 주소를 확인하고 발송하세요.

AI 이메일 작성 시 주의할 점이 있습니다.

과도한 의존 금지: 중요한 이메일, 특히 갈등 상황이나 민감한 사안은 AI에게만 맡기지 마세요. AI는 맥락과 감정을 완벽히 이해하지 못합니다.

개인정보 보호: 고객 정보, 기밀 사항, 개인 데이터가 포함된 이메일은 AI에 입력하지 마세요. ChatGPT 같은 클라우드 AI는 입력 데이터를 학습에 사용할 수 있습니다.

사실 확인: AI가 생성한 날짜, 숫자, 고유명사는 반드시 확인하세요. AI는 그럴듯한 정보를 만들어낼 수 있습니다.

본인 목소리 유지: AI가 쓴 이메일은 획일적일 수 있습니다. 본인만의 표현이나 인사말을 추가해 개성을 유지하세요.

AI는 이메일 작성 시간을 크게 줄여줍니다. 하루 10통의 이메일을 쓴다면, AI를 활용해 2-3시간을 절약할 수 있습니다. 이 시간을 더 중요한 업무에 투자하세요.

하지만 AI가 쓴 이메일을 무비판적으로 보내지 마세요. 이메일은 여러분의 이름으로 나가며, 그 내용에 대한 책임은 여러분에게 있습니다. AI는 도구일 뿐, 최종 판단은 사람의 몫입니다.

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