AI로 업무 이메일 잘 쓰는 법

이메일 하나 쓰는 데 30분. 하루에 보내는 메일이 10통이면 5시간이 이메일에 묻힌다. 받는 사람 기분 상하지 않게 톤 조절하랴, 빠뜨린 내용 없는지 확인하랴, 영어 메일까지 써야 하면 퇴근 시간은 저 멀리 사라진다. AI를 쓰면 이 시간을 극적으로 줄일 수 있다. 과장이 아니라, 실제로 3분이면 충분하다.

AI가 이메일 작성을 도와주는 방식

AI는 마법이 아니다. 이메일 작성에서 AI가 하는 일은 명확하다.

초안 생성: 상황과 핵심 내용을 알려주면 적절한 구조와 톤으로 초안을 만들어준다. 백지에서 시작하는 것보다 초안을 다듬는 게 훨씬 빠르다.

톤 조절: 같은 내용이라도 상사에게 보내는 메일과 후배에게 보내는 메일은 톤이 다르다. AI에게 "공손하게", "간결하게", "격식체로" 같은 지시만 주면 톤을 맞춰준다.

번역과 교정: 영문 이메일은 물론이고, 한국어 메일의 어색한 표현도 잡아준다. 문법 오류, 불필요한 반복, 애매한 표현을 정리해준다.

구조화: 길고 복잡한 내용을 논리적으로 정리해준다. 무엇을 먼저 말하고, 무엇을 나중에 말해야 하는지 구조를 잡아준다.

핵심은 이거다. AI에게 "이메일 써줘"라고만 하면 뻔한 결과가 나온다. 상황, 상대방, 목적을 구체적으로 알려줘야 쓸 만한 이메일이 나온다.

상황별 이메일 프롬프트 7가지

실제로 복사해서 바로 쓸 수 있는 프롬프트를 정리했다. 대괄호 안의 내용만 자기 상황에 맞게 바꾸면 된다.

1. 클라이언트 미팅 요청

다음 조건에 맞는 업무 이메일을 한국어로 작성해줘.

- 목적: 클라이언트에게 미팅 요청
- 상대방: [ABC 회사 김부장님]
- 미팅 주제: [신규 프로젝트 킥오프 논의]
- 희망 일정: [다음 주 화요일 또는 수요일 오후]
- 미팅 방식: [대면 미팅, 장소는 상대방 사무실 또는 우리 사무실]
- 톤: 정중하되 간결하게
- 분량: 10줄 이내

이 프롬프트의 핵심은 희망 일정에 선택지를 주는 것이다. "언제 되세요?"보다 "화요일이나 수요일 오후 어떠세요?"가 회신율이 높다.

2. 프로젝트 진행 상황 보고

다음 내용을 바탕으로 프로젝트 현황 보고 이메일을 작성해줘.

- 받는 사람: [팀장님]
- 프로젝트명: [모바일 앱 리뉴얼]
- 전체 진행률: [65%]
- 완료된 작업: [UI 디자인 확정, 프론트엔드 개발 70% 완료]
- 진행 중인 작업: [백엔드 API 연동, QA 테스트 계획 수립]
- 이슈 사항: [외부 결제 모듈 연동이 예상보다 2일 지연]
- 다음 주 계획: [결제 모듈 연동 완료, 내부 테스트 시작]
- 톤: 보고서 형식, 간결하게
- 핵심 내용을 불릿 포인트로 정리해줘

보고 메일은 핵심이 위에 오도록 구조를 잡는 게 중요하다. AI에게 불릿 포인트를 요청하면 읽기 좋게 정리해준다.

3. 정중한 거절 메일

다음 상황에 맞는 거절 이메일을 작성해줘.

- 상황: [거래처에서 추가 할인을 요청했으나 수용 불가]
- 거절 이유: [현재 제시한 가격이 최저 마진 수준]
- 대안 제시: [물량을 늘리면 단가 조정 가능, 다음 분기 프로모션 시 우선 안내]
- 상대방과의 관계: [3년 거래 중인 주요 파트너]
- 톤: 관계를 해치지 않으면서 명확하게 거절
- 감사 표현으로 시작하고 긍정적 마무리로 끝내줘

거절 메일이 가장 어렵다. AI를 쓰면 감정적으로 흔들리지 않고 논리적인 거절 메일을 쓸 수 있다. 대안을 함께 제시하라고 지시하는 게 포인트다.

4. 사과/해명 메일

다음 상황에 대한 사과 및 해명 이메일을 작성해줘.

- 상황: [납품 기한을 3일 초과함]
- 원인: [원자재 수급 지연으로 생산 일정 차질]
- 현재 조치: [긴급 생산 라인 가동, 내일 출고 예정]
- 재발 방지 대책: [안전 재고 기준 상향, 대체 공급처 확보]
- 받는 사람: [구매팀 박과장님]
- 톤: 진심 어린 사과, 변명하지 않되 원인은 명확히 설명

사과 메일에서 가장 중요한 건 변명처럼 보이지 않는 것이다. "원인 설명은 하되 변명하지 말아줘"라고 지시하면 AI가 그 미묘한 균형을 잘 잡아준다.

5. 협업 요청

다른 부서에 협업을 요청하는 이메일을 작성해줘.

- 받는 사람: [마케팅팀 이대리님]
- 요청 사항: [신제품 출시 관련 SNS 콘텐츠 제작 협업]
- 배경: [다음 달 신제품 출시 예정, 마케팅 자료 필요]
- 우리 팀이 제공할 수 있는 것: [제품 스펙, 샘플, 타겟 고객 분석 자료]
- 필요한 일정: [2주 내 초안]
- 톤: 협조적이고 부담 주지 않는 톤

타 부서 요청은 상대방이 "왜 내가 해야 하지?"라고 느끼지 않게 쓰는 게 중요하다. 우리가 먼저 제공하는 것을 명시하면 협조를 얻기 쉽다.

6. 피드백 전달

후배 직원에게 업무 피드백을 전달하는 이메일을 작성해줘.

- 대상: [김사원]
- 업무: [지난주 제출한 시장 분석 보고서]
- 잘한 점: [데이터 수집이 꼼꼼하고 경쟁사 비교가 좋았음]
- 개선할 점: [결론이 모호함, 실행 방안이 구체적이지 않음]
- 요청 사항: [결론 부분을 보강해서 수요일까지 재제출]
- 톤: 격려하면서도 개선점은 명확하게

피드백 메일은 센드위치 기법(칭찬-개선점-격려)이 기본이다. AI에게 이 구조를 지시하면 상대방이 수용하기 쉬운 피드백을 만들어준다.

7. 영문 비즈니스 메일

다음 내용으로 영문 비즈니스 이메일을 작성해줘.

- 목적: [해외 파트너사에 제품 가격표 전달]
- 받는 사람: [Global Sales 팀 John Smith]
- 핵심 내용: [2025년 가격표 첨부, 전년 대비 5% 인상, 대량 주문 시 별도 협의 가능]
- 관계: [지난 CES에서 만난 신규 파트너]
- 톤: Professional but friendly
- 분량: 짧고 간결하게, 10문장 이내
- 한국어 번역도 함께 제공해줘

영문 메일은 한국어로 쓰고 번역하는 것보다, 처음부터 영어로 작성하라고 지시하는 게 자연스럽다. 한국어 번역을 함께 요청하면 내용 확인도 쉽다.

AI 이메일 작성 시 주의할 점

AI가 만들어주는 이메일을 그대로 보내면 안 된다. 반드시 확인해야 할 것들이 있다.

톤 확인은 필수다. AI가 만든 메일이 상대방과의 관계에 맞는지 반드시 읽어봐야 한다. 특히 한국어 존칭 체계는 AI가 완벽하게 처리하지 못할 때가 있다. "~드립니다"와 "~합니다"의 차이, "귀사"와 "회사"의 차이를 사람이 잡아야 한다.

기밀 정보를 넣지 마라. 프롬프트에 고객 개인정보, 내부 매출 데이터, 미공개 전략 같은 민감한 정보를 넣으면 안 된다. AI 서비스는 입력된 데이터를 학습에 사용할 수 있다. 구체적 수치가 필요하면 "[매출 수치]" 같은 placeholder를 넣고 나중에 직접 채워라.

최종 검토는 사람이 한다. AI가 사실과 다른 내용을 만들어낼 수 있다. 날짜, 수치, 이름, 직책을 반드시 확인해라. 특히 상대방 이름과 직책을 틀리면 관계에 치명적이다.

자기 색깔을 넣어라. AI가 만든 메일은 깔끔하지만 개성이 없다. 평소 자기 말투, 즐겨 쓰는 인사말, 시그니처 문구 같은 걸 추가해야 자기 메일답다. AI 초안 + 자기 색깔 = 완벽한 이메일이다.

실천 가이드

당장 오늘부터 시작할 수 있다.

프롬프트 템플릿 저장하기: 위 7가지 프롬프트 중 자기가 자주 쓰는 유형 3개를 골라 메모장이나 노션에 저장해둬라. 매번 프롬프트를 새로 만들 필요 없다.
다음 이메일부터 AI 써보기: 오늘 보내야 할 이메일 중 하나를 골라 AI로 초안을 만들어봐라. 직접 쓸 때와 시간 차이를 체감할 수 있다. 처음은 간단한 일정 확인이나 자료 요청 메일로 시작하는 게 좋다.
톤 라이브러리 만들기: AI가 만들어준 메일 중 톤이 마음에 드는 것을 모아둬라. 나중에 "이 톤으로 써줘"라고 예시를 첨부하면 일관된 톤의 메일을 받을 수 있다.
자기만의 프롬프트 발전시키기: 기본 프롬프트에 자기 회사 용어, 자주 쓰는 표현, 선호하는 구조를 추가해라. 쓸수록 프롬프트가 정교해지고, 결과물의 완성도가 올라간다.
민감 정보 체크리스트 만들기: 프롬프트에 넣으면 안 되는 정보 목록을 정리해둬라. 고객 이름, 계좌 정보, 내부 전략 등을 미리 리스트업하면 실수를 방지할 수 있다.

마무리

이메일은 일을 잘하기 위한 수단이지, 일 자체가 아니다. 이메일 쓰는 시간을 줄이면 그만큼 진짜 중요한 일에 집중할 수 있다. AI는 그 시간을 돌려주는 도구다.

완벽한 프롬프트를 만들겠다고 고민하지 말고, 일단 오늘 한 통부터 시작해봐라. 처음에는 AI가 만든 초안을 이리저리 고치느라 시간이 더 걸릴 수도 있다. 그게 정상이다. 프롬프트 작성 요령이 손에 익으면 3분이면 한 통을 끝낼 수 있다. 하루 2시간을 이메일에 쓰던 사람이 30분으로 줄이면, 한 달이면 30시간 이상을 아끼는 셈이다. 그 시간에 더 중요한 일을 하라.

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