AI로 회의록 작성하기

회의가 끝나면 시작되는 진짜 일이 있다. 바로 회의록 작성이다.

녹음 파일을 돌려 듣고, 메모를 정리하고, 액션 아이템을 추출하는 작업. 1시간 회의에 30분 이상 추가 시간이 소요된다. 이런 단순 반복 작업에 시간을 쓰는 것이 효율적일까?

AI를 활용하면 회의록 작성 시간을 90% 줄일 수 있다. 회의 직후 10분이면 정리된 회의록이 완성된다.

회의록 작성, 왜 고통스러운가

회의록 작성이 어려운 이유는 명확하다.

첫째, 시간이 오래 걸린다. 회의 중 필기만으로는 부족하다. 녹음을 다시 듣고, 누락된 내용을 채우고, 문장을 다듬어야 한다. 회의 시간만큼 또는 그 이상의 시간이 추가로 필요하다.

둘째, 정보가 산발적이다. 회의는 선형적으로 진행되지 않는다. 주제가 왔다 갔다 하고, 중요한 결정이 대화 중간에 튀어나온다. 이를 논리적으로 재구성하는 작업은 생각보다 복잡하다.

셋째, 누가 뭐라고 했는지 헷갈린다. 특히 참석자가 많은 회의에서는 발언자를 정확히 기록하기 어렵다. 나중에 "이건 누가 말한 거였지?"를 찾느라 시간을 낭비한다.

넷째, 액션 아이템 추출이 까다롭다. 회의 중 논의된 내용 중 실제 실행해야 할 항목을 찾아내고, 담당자와 기한을 명확히 하는 작업이 별도로 필요하다.

이런 이유로 회의록 작성은 미루게 되고, 미룬 만큼 내용 기억은 흐릿해지고, 결국 부실한 회의록이 작성된다.

AI가 바꾸는 회의록 작성

AI는 회의록 작성의 패러다임을 바꾼다. 사람이 모든 것을 기억하고 정리할 필요가 없어진다.

자동 음성 인식 (STT)

Clova Note, Otter.ai, MS Teams 같은 도구들은 실시간으로 음성을 텍스트로 변환한다. 회의 중 말한 내용이 자동으로 문서화된다.

발언자 구분도 가능하다. "김 대리", "박 과장" 같은 식으로 누가 무엇을 말했는지 자동으로 태깅된다.

녹음 파일을 다시 듣는 시간이 사라진다. 회의가 끝나면 이미 텍스트 형태의 원본 자료가 준비되어 있다.

ChatGPT를 활용한 정리

STT로 변환된 텍스트는 날것 그대로다. 중복, 군더더기, 비논리적 순서가 섞여 있다.

여기서 ChatGPT가 개입한다. 긴 대화 내용을 입력하면, ChatGPT는 다음 작업을 수행한다:

• 핵심 내용 요약: 30분 회의 내용을 3-5개 항목으로 압축
• 논리적 재구성: 시간순이 아닌 주제별로 재정리
• 액션 아이템 추출: 실행해야 할 일, 담당자, 기한을 별도 정리
• 불필요한 내용 제거: "음", "저기", "그러니까" 같은 필러 워드 삭제

사람이 30분 걸릴 일을 AI는 30초에 끝낸다.

실천 가이드: 단계별 AI 회의록 작성법

이론은 충분하다. 실제로 어떻게 하는지 단계별로 알아보자.

1단계: 회의 녹음 및 텍스트 변환

방법 A: Clova Note 사용 (한국어 최적화)

1. 네이버 Clova Note 앱 다운로드
2. 회의 시작 전 녹음 시작
3. 회의 종료 후 자동으로 텍스트 변환 완료
4. 텍스트를 복사해서 저장

방법 B: MS Teams 또는 Zoom 활용

1. 온라인 회의 시 자동 녹화 및 자막 생성 기능 활성화
2. 회의 종료 후 트랜스크립트(대화록) 다운로드
3. 텍스트 파일로 저장

방법 C: 스마트폰 녹음 + Whisper

1. 오프라인 회의는 스마트폰으로 녹음
2. OpenAI Whisper API 또는 무료 서비스(예: Vrew)로 변환
3. 텍스트 파일로 내보내기

2단계: ChatGPT 프롬프트 입력

변환된 텍스트를 ChatGPT에 입력하되, 명확한 지시사항을 함께 제공한다.

추천 프롬프트:

아래는 회의 녹음을 텍스트로 변환한 내용입니다.
다음 형식으로 회의록을 작성해주세요:

1. 회의 개요 (1-2문장)
2. 주요 논의 사항 (3-5개 항목, 각 항목은 2-3문장)
3. 결정 사항 (구체적으로)
4. 액션 아이템 (담당자, 작업 내용, 기한 포함)
5. 다음 회의 일정 및 안건

불필요한 내용은 제외하고, 핵심만 간결하게 정리해주세요.

[여기에 텍스트 붙여넣기]

3단계: 결과물 검토 및 수정

ChatGPT가 생성한 회의록을 검토한다. 다음 항목을 확인한다:

• 누락된 중요 내용이 없는가?
• 담당자 이름이 정확한가?
• 기한이 명확한가?
• 결정 사항이 정확히 반영되었는가?

필요하면 ChatGPT에게 추가 요청한다:

액션 아이템에서 "김 대리" 부분을 "김철수 대리"로 수정하고,
기한을 "이번 주"에서 "12월 25일"로 구체화해주세요.

4단계: 포맷팅 및 배포

회의록을 회사 표준 양식에 맞게 정리한다.

• Notion, Confluence, Google Docs 등 협업 도구에 붙여넣기
• 필요시 표, 체크박스 등 추가
• 참석자들에게 공유

전체 과정은 10분 이내 완료된다.

주의사항과 실전 팁

보안 이슈

회의 내용에 기밀 정보가 포함되어 있다면 주의가 필요하다.

• 외부 AI 서비스 사용 시: 민감한 정보는 삭제하거나 익명화 후 입력
• 사내 정책 확인: 회사에서 외부 AI 도구 사용을 제한하는지 확인
• 대안: 온프레미스 솔루션이나 기업용 AI 서비스 검토

정확도 한계

AI는 완벽하지 않다. 다음 상황에서 오류가 발생할 수 있다:

• 여러 명이 동시에 말할 때
• 전문 용어나 고유명사가 많을 때
• 음질이 나쁠 때

따라서 최종 검토는 반드시 사람이 해야 한다.

효율을 높이는 팁

프롬프트를 템플릿으로 저장하라. 매번 같은 형식의 회의록을 작성한다면, 프롬프트를 텍스트 파일이나 Notion에 저장해두고 재사용한다.

회의 중 중요한 시점을 메모하라. "15분 20초: 예산 결정"처럼 타임스탬프를 남기면 나중에 해당 부분을 빠르게 찾을 수 있다.

정기 회의는 이전 회의록과 비교하라. ChatGPT에게 이전 회의록과 이번 회의록을 함께 주고, "변경된 사항"을 요약하도록 요청할 수 있다.

회의록 자동화가 주는 진짜 가치

회의록 작성 시간을 줄이는 것은 시작에 불과하다.

진짜 가치는 회의 참여의 질이 높아진다는 점이다. 필기에 집중하느라 놓쳤던 논의의 맥락을 이제는 온전히 따라갈 수 있다. 더 나은 질문을 하고, 더 깊이 생각할 여유가 생긴다.

또한 회의록의 품질이 일관되게 유지된다. 사람이 쓰면 컨디션에 따라 편차가 크다. AI는 항상 동일한 수준의 결과물을 낳는다.

마지막으로 회의 문화 자체가 개선된다. 모든 회의가 기록으로 남으니, 불필요한 회의는 줄어들고, 회의 중 결정은 더 명확해진다.

회의록 작성은 더 이상 귀찮은 일이 아니다. AI를 활용하면 회의의 가치를 극대화하는 도구가 된다.

오늘 당장 다음 회의부터 시도해보라. 10분이면 충분하다.

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