AI로 회의록 자동화하는 법 - 회의에만 집중하세요

회의 중 필기하느라 정작 중요한 내용은 놓치고 계신가요? 회의가 끝나면 메모 정리하느라 또 시간을 쓰고, 빠뜨린 내용이 없는지 불안합니다. AI를 활용하면 이 모든 과정을 자동화할 수 있습니다.

회의록 작성, 왜 어려운가

대부분의 직장인은 회의 시간의 30% 이상을 필기에 씁니다. 누가 무슨 말을 했는지, 결정사항은 무엇인지, 다음 액션은 무엇인지 받아 적느라 바쁩니다. 그러다 보면 정작 논의에는 제대로 참여하지 못합니다.

회의가 끝나면 또 다른 일이 기다립니다. 메모를 정리하고, 빠뜨린 내용을 다른 참석자에게 물어보고, 형식에 맞춰 회의록을 작성해야 합니다. 1시간 회의에 30분~1시간의 정리 시간이 추가로 필요합니다.

AI는 이 모든 과정을 자동화합니다. 회의 음성을 텍스트로 변환하고, 핵심 내용을 정리하고, 액션 아이템을 추출합니다. 여러분은 회의 내용에만 집중하면 됩니다.

회의를 녹음하고 자동으로 텍스트로 변환하는 도구들이 있습니다.

Otter.ai: 실시간으로 음성을 텍스트로 변환합니다. Zoom, Google Meet와 연동되어 온라인 회의를 자동으로 기록합니다. 무료 버전은 월 300분까지 사용 가능하며, 한국어도 지원합니다.

Clova Note: 네이버의 AI 회의록 서비스로 한국어 인식률이 매우 높습니다. 스마트폰 앱으로 대면 회의를 녹음하거나, PC 버전으로 온라인 회의를 기록할 수 있습니다.

MS Teams Premium: Teams 회의를 자동으로 녹음하고 전사(transcription)합니다. 회의 중 누가 말했는지 화자 인식도 됩니다.

사용 팁: 회의 시작 전 참석자들에게 녹음 사실을 알리세요. 일부 조직에서는 녹음에 대한 동의가 필요할 수 있습니다. 또한 중요한 회의는 백업을 위해 두 개 도구를 동시에 사용하는 것도 방법입니다.

음성을 텍스트로 변환했다면, ChatGPT나 Claude로 핵심 내용을 정리하세요.

프롬프트 예시: "다음은 1시간짜리 마케팅 회의 전사본이야. 다음 형식으로 회의록을 작성해줘: 1) 주요 논의사항 3가지, 2) 결정사항, 3) 액션 아이템 (담당자와 기한 포함), 4) 다음 회의 안건."

AI는 긴 전사본에서 핵심만 추출해 구조화된 회의록을 만듭니다. 1시간 회의 전사본을 5분 만에 정리할 수 있습니다.

화자별 정리: "참석자별로 주요 발언 내용을 정리해줘"라고 요청하면 누가 어떤 의견을 냈는지 명확히 파악할 수 있습니다. 이는 나중에 책임 소재를 확인할 때 유용합니다.

우선순위 표시: "액션 아이템을 긴급도 순으로 정렬해줘. 각 항목에 [긴급], [중요], [일반] 태그를 붙여줘"처럼 요청하면 업무 우선순위를 명확히 할 수 있습니다.

회의 품질 분석: "이 회의에서 의사결정이 명확했는지, 논의가 산으로 가지 않았는지 평가해줘"라고 물으면 회의 효율성에 대한 피드백도 받을 수 있습니다.

일부 AI 도구는 회의 중 실시간으로 회의록을 생성합니다.

Fireflies.ai: Zoom, Teams, Google Meet에 봇으로 참여해 회의를 녹음하고 실시간 전사합니다. 회의가 끝나면 자동으로 요약본과 액션 아이템을 이메일로 보내줍니다.

Notion AI: Notion에서 회의 페이지를 만들고 AI에게 "회의록 템플릿 만들어줘"라고 요청하면 구조화된 템플릿을 생성합니다. 회의 중 간단히 메모만 하면 나중에 AI가 정리해줍니다.

Google Meet + Tactiq: Tactiq 확장 프로그램을 설치하면 Google Meet 회의를 자동으로 전사합니다. 회의 중 중요한 순간에 북마크를 추가할 수도 있습니다.

실전 활용: 회의 시작 시 Otter.ai나 Fireflies.ai를 켜두고, 간단한 메모만 하세요. 회의 후 AI가 생성한 전사본을 ChatGPT에 넣어 최종 회의록을 만듭니다. 전체 과정이 10분 이내로 끝납니다.

AI를 활용한 회의록 자동화 워크플로우입니다.

도구 선택 (최초 1회): Otter.ai, Clova Note, Fireflies.ai 중 조직에 맞는 도구를 선택하세요. 한국어 회의가 많다면 Clova Note, 영어 회의가 많다면 Otter.ai를 추천합니다.
회의 전 준비 (2분): 녹음 도구를 실행하고, 참석자에게 녹음 사실을 알리세요. 회의 제목과 참석자 이름을 기록해두면 나중에 정리가 쉽습니다.
회의 중 (회의 시간): 회의 내용에 집중하세요. 중요한 결정사항이나 액션 아이템만 간단히 메모하면 됩니다. AI가 모든 대화를 기록하고 있습니다.
회의 후 정리 (5-10분): AI가 생성한 전사본을 ChatGPT에 넣고 회의록을 작성하세요. 위에서 제시한 프롬프트를 사용하면 됩니다.
공유 및 보관: 완성된 회의록을 참석자에게 공유하고, 액션 아이템을 프로젝트 관리 도구(Notion, Jira 등)에 등록하세요.

AI 회의록 자동화는 단순히 시간 절약을 넘어, 회의의 질을 높입니다. 필기에 집중하지 않아도 되니 논의에 더 적극적으로 참여할 수 있습니다. 모든 대화가 기록되니 나중에 "누가 이렇게 말했다"는 논란도 줄어듭니다.

단, 중요한 회의는 AI만 믿지 말고 핵심 내용은 직접 메모하세요. 기술은 완벽하지 않으며, 음성 인식 오류나 맥락 오해가 발생할 수 있습니다. AI는 보조 도구이지 대체재가 아닙니다.

회의록 작성에 쓰던 시간을 실제 업무에 투자하세요. 그것이 AI 자동화의 진짜 가치입니다.

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