회사에 AI 도입 제안서 쓰는 법

회사에서 AI를 도입하면 좋겠다는 생각, 한 번쯤 해봤을 것이다. 반복 업무에 지쳐 있거나, 경쟁사가 AI를 활용한다는 소식을 들었거나, 아니면 단순히 일을 더 스마트하게 하고 싶어서일 수도 있다. 문제는 어떻게 회사를 설득하느냐다.

왜 당신이 AI 도입을 제안해야 하는가

솔직히 말하자. 회사가 알아서 AI를 도입해주길 기다리면 늦는다.

경영진은 바쁘다. 매출, 인사, 리스크 관리로 머리가 가득 차 있다. AI 도입은 "언젠가 해야지" 리스트에 있을 뿐, 우선순위가 아니다. 하지만 현장에서 일하는 당신은 어디에 AI가 필요한지 정확히 안다. 매일 반복하는 보고서 작성, 데이터 정리, 고객 응대. 이런 업무에 AI를 적용하면 얼마나 시간을 아낄 수 있는지 체감하고 있다.

AI 도입 제안은 단순히 회사를 위한 게 아니다. 당신의 커리어를 위한 투자다. AI 도입을 주도한 사람은 회사 내에서 "AI 전문가"로 인식된다. 프로젝트를 이끌 기회가 생기고, 이력서에 쓸 수 있는 성과가 된다. 수동적으로 기다리는 사람과 능동적으로 변화를 이끄는 사람, 회사는 누구를 더 필요로 할까.

제안서에 반드시 포함해야 할 5가지

제안서는 감상문이 아니다. 의사결정권자가 "승인"을 누를 수 있도록 필요한 정보를 담아야 한다.

1. 현재 문제 정의

막연히 "AI 도입하면 좋겠습니다"는 통하지 않는다. 구체적인 문제를 짚어야 한다.

• 매월 영업 보고서 작성에 팀 전체가 3일을 소모함
• 고객 문의 응답 평균 시간이 4시간으로, 경쟁사 대비 2배 느림
• 데이터 입력 오류로 인한 재작업이 월 20건 발생

숫자로 말해야 한다. "많이", "자주", "오래"는 설득력이 없다.

2. AI 솔루션 제안

어떤 AI를 어디에 적용할 것인지 명시한다.

• ChatGPT API로 보고서 초안 자동 생성
• AI 챗봇으로 단순 문의 자동 응답
• OCR + AI로 수기 문서 자동 데이터화

구체적인 툴 이름을 넣으면 신뢰도가 올라간다. 실제로 테스트해봤다면 더 좋다.

3. 기대 효과 (ROI)

경영진이 가장 관심 있는 부분이다.

• 보고서 작성 시간 3일 → 0.5일 (83% 단축)
• 고객 응답 시간 4시간 → 30분 (87% 개선)
• 연간 인건비 절감 예상: 약 2,400만 원

정확한 숫자를 못 내더라도 합리적인 추정치는 제시해야 한다.

4. 필요 자원과 비용

투자 대비 수익을 판단하려면 비용 정보가 필수다.

• 초기 구축 비용: 500만 원
• 월 운영 비용: 30만 원
• 필요 인력: 기획 담당 1명 (기존 인력 활용)
• 예상 소요 기간: 2개월

비용을 숨기면 나중에 신뢰를 잃는다. 투명하게 밝히되, 기대 효과와 비교해서 타당성을 보여줘라.

5. 리스크와 대응 방안

AI 도입에 반대하는 사람들의 우려를 미리 해소해야 한다.

상사를 설득하는 3가지 포인트

좋은 제안서도 발표를 못 하면 소용없다. 상사의 마음을 움직이는 포인트를 알아야 한다.

경쟁사 언급

"경쟁사 A사는 이미 AI 고객 응대 시스템을 도입해서 CS 비용을 40% 절감했습니다."

아무도 뒤처지고 싶어 하지 않는다. 경쟁사가 하고 있다는 사실은 강력한 동기 부여가 된다.

작게 시작하자고 제안

"전사 도입이 아니라, 우리 팀에서 3개월 파일럿 프로젝트로 먼저 검증하겠습니다."

리스크를 낮춰주는 제안은 승인받기 쉽다. 작은 성공을 먼저 만들고 확대하는 전략이다.

당신이 책임지겠다고 말하기

"제가 프로젝트 매니저를 맡아 진행하겠습니다."

제안만 하고 빠지는 사람이 많다. 실행까지 책임지겠다는 말은 신뢰를 준다. 물론 진짜 할 각오가 있어야 한다.

제안서 템플릿

아래 구조를 참고해서 작성해보자.

[제목] AI 도입을 통한 OO 업무 효율화 제안

1. 배경 및 목적
   - 현재 업무의 문제점
   - AI 도입 필요성

2. 제안 내용
   - 도입할 AI 솔루션
   - 적용 대상 업무
   - 구현 방식

3. 기대 효과
   - 정량적 효과 (시간, 비용, 품질)
   - 정성적 효과 (직원 만족도, 고객 경험)

4. 추진 계획
   - 일정 (단계별)
   - 필요 자원 및 예산
   - 담당자 및 역할

5. 리스크 관리
   - 예상 리스크
   - 대응 방안

6. 결론 및 요청 사항
   - 핵심 요약
   - 승인 요청 항목

실천 가이드

제안서를 쓰기 전에 먼저 해야 할 일들이 있다.

1. 작은 실험부터 해보기: ChatGPT로 실제 업무 하나를 자동화해본다. "해봤더니 이렇습니다"가 "해보면 좋을 것 같습니다"보다 100배 설득력 있다.

2. 동료 의견 수렴하기: 혼자 제안하면 개인의 의견처럼 보인다. 팀원 2-3명과 함께 제안하면 조직의 요구처럼 보인다.

3. 비용 견적 받아두기: AI 솔루션 업체에 미리 견적을 요청해둔다. 구체적인 숫자가 있으면 진지하게 검토한다는 인상을 준다.

4. 발표 기회 잡기: 팀 회의, 분기 리뷰, 개선 제안 제도. 어떤 채널이든 공식적인 자리에서 발표해야 한다. 복도에서 말하면 그냥 흘러간다.

5. 거절에 대비하기: 첫 번째 제안이 승인될 확률은 높지 않다. 피드백을 받아 보완하고 다시 제안한다. 포기하지 않는 사람이 결국 성공한다.

마무리

AI 도입 제안서는 회사를 바꾸는 문서이자, 당신의 커리어를 바꾸는 문서다. 잘 쓴 제안서 하나가 당신을 회사의 AI 전문가로 만들어줄 수 있다.

완벽한 제안서를 쓰려고 기다리지 마라. 70%만 준비되어도 일단 제안해라. 피드백 받고 수정하면 된다. 중요한 건 첫 발을 떼는 것이다.

지금 당장 노트를 펴고, 팀에서 가장 반복적인 업무 하나를 적어보자. 거기가 당신의 AI 도입 제안의 시작점이다.

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