AI로 제안서 작성하기

제안서 작성은 시간이 오래 걸리고 어렵습니다. 고객사 분석, 솔루션 설계, 가격 책정까지 며칠이 걸리는 일도 많습니다. 하지만 AI를 제대로 활용하면 이 시간을 절반 이하로 줄일 수 있습니다. 이 글에서는 실제로 제안서를 작성할 때 AI를 어떻게 활용하는지 구체적인 방법을 알려드립니다.

AI가 제안서 작성에 유용한 이유

제안서는 구조가 정형화되어 있습니다. 고객사 소개, 문제 정의, 제안 솔루션, 기대 효과, 일정, 비용 등 항목이 비슷합니다. 이런 정형화된 문서는 AI가 가장 잘 처리하는 영역입니다.

AI는 과거 제안서 사례를 학습해서 효과적인 구조와 표현을 제안합니다. 고객사 정보만 입력하면 맞춤형 제안서 초안을 만들어줍니다. 여러 번 수정하며 다듬는 시간도 줄일 수 있습니다.

단, AI가 모든 것을 대신하지는 못합니다. 고객사의 구체적인 상황, 예산, 의사결정 구조는 사람이 파악해야 합니다. AI는 작성 도구일 뿐, 영업 전략 자체를 대체하지는 못합니다.

1단계: 제안서 구조 잡기

제안서를 작성하기 전에 먼저 구조를 잡아야 합니다. ChatGPT나 Claude에게 다음과 같이 요청하세요.

프롬프트 예시: "B2B SaaS 솔루션 제안서 목차를 만들어줘. 고객사는 200명 규모의 제조업체이고, 우리 솔루션은 생산 관리 자동화야."

AI는 보통 다음과 같은 구조를 제안합니다:

• 제안 개요
• 고객사 현황 분석
• 문제점 및 개선 기회
• 제안 솔루션
• 구현 계획
• 기대 효과
• 투자 비용
• 회사 소개

이 구조를 기반으로 각 섹션에 들어갈 내용을 추가로 요청하면 됩니다.

2단계: 고객사 맞춤 내용 작성

구조가 정해지면 각 섹션의 내용을 작성합니다. 고객사 정보를 최대한 구체적으로 제공할수록 AI가 만드는 내용의 질이 높아집니다.

프롬프트 예시: "고객사는 자동차 부품 제조업체야. 현재 생산 일정을 엑셀로 관리하고 있어서 실시간 현황 파악이 어렵다는 문제가 있어. 우리 솔루션을 도입하면 생산 현황을 실시간으로 확인하고, 자동으로 일정을 최적화할 수 있어. 이 내용을 바탕으로 '문제점 및 개선 기회' 섹션을 작성해줘."

AI는 고객사의 문제를 구체화하고, 솔루션이 어떻게 해결하는지 설명하는 내용을 만들어줍니다. 여기서 중요한 것은 AI가 만든 내용을 그대로 쓰지 말고, 실제 고객사 상황에 맞게 수정하는 것입니다.

3단계: 설득력 있는 표현으로 다듬기

제안서는 단순히 정보를 나열하는 것이 아닙니다. 고객사를 설득해야 합니다. AI에게 표현을 개선하도록 요청하세요.

프롬프트 예시: "이 문장을 더 설득력 있게 바꿔줘: '우리 솔루션을 도입하면 생산성이 향상됩니다.'"

AI는 다음과 같이 개선합니다: "우리 솔루션 도입 시 평균 생산 리드타임을 30% 단축하고, 재고 비용을 20% 절감할 수 있습니다. 실제로 유사 규모 제조업체 A사는 도입 3개월 만에 월 2,000만 원의 비용 절감 효과를 확인했습니다."

구체적인 수치와 사례를 추가하면 설득력이 높아집니다. 물론 이런 수치는 실제 데이터를 기반으로 해야 합니다.

실전 프롬프트 모음

제안서 작성에 바로 사용할 수 있는 프롬프트를 정리했습니다.

목차 작성: "[산업] [고객사 규모] [솔루션 유형] 제안서 목차를 만들어줘. 각 섹션에 어떤 내용이 들어가야 하는지도 알려줘."

고객사 분석: "고객사 정보: [회사명, 산업, 규모, 주요 사업]. 이 고객사의 현황과 과제를 분석한 내용을 제안서 형식으로 작성해줘."

솔루션 설명: "우리 솔루션: [핵심 기능 3가지]. 고객사 문제: [구체적 문제]. 우리 솔루션이 어떻게 문제를 해결하는지 설명해줘."

기대 효과 정량화: "솔루션 도입 효과: [예상 효과]. 이것을 구체적인 수치로 표현해줘. ROI 계산도 포함해."

가격 제시 논리: "솔루션 가격: [금액]. 이 가격이 합리적인 이유를 설득력 있게 설명해줘."

주의사항

AI로 제안서를 작성할 때 반드시 지켜야 할 것들이 있습니다.

정확성 검증: AI가 만든 숫자, 통계, 사례는 반드시 확인하세요. AI는 그럴듯한 거짓 정보를 만들기도 합니다.

고객사 정보 보안: ChatGPT 같은 클라우드 서비스에 고객사의 민감한 정보를 입력하지 마세요. 일반적인 정보만 사용하거나, 사내 AI 도구를 활용하세요.

최종 검토는 사람이: AI가 만든 제안서를 그대로 보내지 마세요. 논리적 흐름, 표현의 적절성, 고객사 상황 반영 여부를 사람이 최종 검토해야 합니다.

템플릿화: 자주 만드는 제안서 유형별로 프롬프트를 정리해두세요. 매번 새로 쓰는 것보다 훨씬 효율적입니다.

실천 가이드

AI로 제안서를 작성하려면 다음 순서로 시작하세요.

1. 기존 제안서 분석: 과거에 잘 만든 제안서 2-3개를 준비하세요. 구조와 표현을 AI에게 학습시킬 때 사용합니다.

2. 프롬프트 템플릿 만들기: 자주 쓰는 제안서 유형별로 프롬프트를 정리하세요. 산업별, 고객사 규모별로 나누면 좋습니다.

3. 첫 제안서 작성: 긴급하지 않은 제안서로 먼저 연습하세요. AI 활용법을 익히는 데 시간이 필요합니다.

4. 피드백 수집: AI로 만든 제안서에 대한 동료나 고객사 반응을 확인하세요. 개선할 부분을 찾아 프롬프트를 업데이트합니다.

5. 반복 개선: 제안서를 만들 때마다 효과적이었던 프롬프트를 저장하세요. 시간이 지날수록 제안서 품질이 높아집니다.

마무리

AI는 제안서 작성 시간을 크게 줄여줍니다. 하지만 고객사를 설득하는 것은 결국 사람의 몫입니다. AI가 만든 초안을 기반으로, 고객사의 구체적인 상황과 니즈를 반영해 제안서를 완성하세요.

처음에는 AI가 만든 내용을 수정하는 데 시간이 걸릴 수 있습니다. 하지만 프롬프트를 개선하고 AI 활용법을 익히면, 제안서 작성이 훨씬 수월해집니다. 당장 다음 제안서부터 AI를 활용해보세요.

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