AI로 일정 관리하기

일정이 꼬이면 하루가 무너집니다. 회의 시간을 놓치고, 마감을 까먹고, 중요한 약속을 잊습니다. 수첩에 적어도, 캘린더 앱을 써도 여전히 헷갈립니다. AI는 이런 문제를 근본적으로 해결할 수 있습니다. 복잡한 일정을 정리하고, 우선순위를 판단하고, 심지어 자동으로 조율까지 해줍니다.

왜 기존 방식은 한계가 있을까

캘린더 앱은 단순히 기록만 합니다. 당신이 일정을 입력하면 그대로 보여줄 뿐입니다. 하지만 현실은 복잡합니다. 갑자기 회의가 추가되고, 일정이 겹치고, 이동 시간을 고려하지 못해 지각합니다.

수동으로 모든 걸 조율하려면 시간과 에너지가 너무 많이 듭니다. 하루 종일 일정을 확인하고 수정하는 데 30분 이상 쓰는 사람도 많습니다. AI는 이 시간을 5분으로 줄여줍니다.

ChatGPT로 일정 정리하기

가장 쉬운 시작은 ChatGPT입니다. 복잡하게 얽힌 일정을 텍스트로 던지면 AI가 정리해줍니다.

예시 프롬프트:

다음 일정들을 시간 순서대로 정리하고, 이동 시간을 고려해서 조언해줘:
- 오후 2시 강남 미팅
- 오전 10시 재택 화상회의
- 오후 5시 판교 저녁 약속
- 오후 12시 점심 식사

ChatGPT는 일정을 정리하고, 이동 시간이 부족한 구간을 지적하고, 대안을 제시합니다. 단순히 나열만 하는 게 아니라 실행 가능한 계획을 만들어줍니다.

더 나아가 주간 일정을 입력하면 과부하 구간을 찾아내고, 일정 조정을 제안합니다. "수요일에 일정이 6개나 몰려있습니다. 목요일로 2개 이동하는 게 좋겠습니다"라고 알려줍니다.

구글 캘린더 + AI 자동화

구글 캘린더와 AI를 연결하면 자동화가 가능합니다. Zapier나 Make 같은 도구를 사용하면 됩니다.

가능한 자동화:

• 이메일에서 일정 키워드를 찾아 자동으로 캘린더에 추가
• 회의 초대 수락 시 자동으로 이동 시간 블록 생성
• 일정 충돌 시 슬랙이나 이메일로 알림 발송
• 매주 월요일 오전 주간 일정 요약 전송

예를 들어 클라이언트가 "다음 주 화요일 오후 3시에 만나요"라고 메일을 보내면, AI가 자동으로 캘린더에 일정을 추가하고 회의 장소까지 입력합니다.

초기 설정에 1-2시간 투자하면 이후 매주 수십 분을 절약할 수 있습니다. 특히 외근이 많거나 다수의 미팅을 조율하는 사람에게 효과적입니다.

Motion, Reclaim 같은 AI 일정 관리 앱

최근에는 AI 기반 일정 관리 앱들이 나왔습니다. Motion, Reclaim, Clockwise 등이 대표적입니다.

핵심 기능:

• 자동 우선순위 설정: 마감일과 중요도를 분석해 일정 자동 배치
• Focus Time 확보: 집중 업무 시간을 자동으로 캘린더에 블록
• 일정 재조정: 급한 일이 생기면 다른 일정을 자동으로 이동
• 팀 일정 조율: 여러 사람의 가능 시간을 찾아 최적 시간 제안

Motion의 경우 "보고서 작성 3시간 필요"라고 입력하면, 다음 주 일정을 분석해서 가장 적합한 시간대에 3시간 블록을 자동 생성합니다. 다른 일정이 추가되면 자동으로 재조정도 해줍니다.

단점은 대부분 유료라는 점입니다. Motion은 월 34달러, Reclaim은 무료 플랜도 있지만 기능이 제한적입니다. 하지만 일정 관리에 시간을 많이 쓴다면 투자 가치가 있습니다.

AI 음성 비서 활용하기

시리, 구글 어시스턴트, 빅스비 같은 음성 비서도 유용합니다. 이동 중이나 손이 바쁠 때 음성으로 일정을 추가할 수 있습니다.

실용적인 사용법:

• "내일 오전 10시 팀 회의 일정 추가해줘"
• "다음 주 월요일부터 금요일까지 일정 알려줘"
• "오늘 남은 일정 뭐야?"
• "오후 3시 미팅 30분 미루기"

운전 중이나 출근길에 일정을 체크하고 수정할 수 있습니다. 캘린더 앱을 열고 타이핑하는 것보다 훨씬 빠릅니다.

정확도를 높이려면 명확하게 말하는 게 중요합니다. "회의"보다는 "김 과장님과 분기 보고 회의"처럼 구체적으로 말하면 AI가 더 정확하게 인식합니다.

이메일 일정 자동 파싱

회의 일정의 90%는 이메일로 옵니다. 이걸 일일이 캘린더에 옮기는 건 비효율적입니다. AI가 자동으로 해줄 수 있습니다.

Gmail을 쓴다면 구글 캘린더가 기본적으로 일부 이메일에서 일정을 추출해줍니다. 하지만 완벽하지 않습니다.

더 강력한 방법은 AI 도구를 사용하는 겁니다:

• Notion AI: 이메일 내용을 붙여넣으면 일정 정보 추출
• Zapier + ChatGPT: 이메일 수신 시 AI가 일정 파싱 후 캘린더 자동 추가
• SaneBox: 이메일을 분류하고 일정 정보 자동 추출

특히 반복되는 형식의 이메일(예: 매주 회의록)이라면 자동화 효과가 큽니다.

실천 가이드

당장 시작할 수 있는 5단계 가이드입니다.

1. ChatGPT로 이번 주 일정 정리하기: 모든 일정을 ChatGPT에 복사-붙여넣기 하고 "시간 순 정리 + 조언"을 요청하세요. 5분이면 됩니다.

2. 구글 캘린더 알림 최적화: 중요한 일정은 1시간 전, 이동 필요 일정은 이동 시간 전에 알림 설정하세요. AI 비서에게 "중요 일정 1시간 전 알림 설정"이라고 말하면 됩니다.

3. 음성 비서로 일정 추가 습관 들이기: 일주일 동안 모든 일정을 음성으로만 추가해보세요. 타이핑보다 3배 빠릅니다.

4. Zapier 무료 플랜으로 자동화 시작: 가장 간단한 자동화 하나만 만들어보세요. "특정 이메일 주소에서 메일 오면 캘린더에 자동 추가" 같은 걸로 시작하세요.

5. AI 일정 앱 2주 무료 체험: Motion이나 Reclaim의 무료 체험을 써보세요. 자동 스케줄링이 얼마나 편한지 직접 경험하면 투자 여부를 판단할 수 있습니다.

주의사항

AI 일정 관리도 완벽하지 않습니다. 몇 가지 주의할 점이 있습니다.

개인정보 보호: 민감한 일정(건강 검진, 개인 상담 등)은 AI에 입력하지 마세요. 특히 ChatGPT 같은 외부 서비스는 더욱 주의해야 합니다.

과도한 의존 금지: AI가 제안하는 일정이 항상 최적은 아닙니다. 본인의 에너지 리듬과 업무 특성을 고려해 조정하세요.

정기적인 점검: 자동화된 일정도 주 1회는 직접 검토하세요. 잘못 추가된 일정이나 충돌을 미리 발견할 수 있습니다.

마무리

AI 일정 관리는 마법이 아닙니다. 설정과 학습이 필요합니다. 하지만 한 번 익히면 매일 30분 이상을 절약할 수 있습니다. 연간으로 계산하면 180시간입니다.

중요한 건 완벽함이 아니라 시작입니다. ChatGPT에 일정을 넣어보는 것부터 시작하세요. 효과를 느끼면 자동화를 추가하고, 필요하다면 유료 앱도 고려하세요.

시간은 돈보다 귀합니다. AI로 일정 관리 시간을 줄이고, 그 시간을 정말 중요한 일에 쓰세요.

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