AI로 업무 우선순위 정하는 법 - 바쁨에서 벗어나기

하루 종일 바쁘게 일했는데 정작 중요한 건 하나도 못 끝낸 경험, 누구나 있습니다. 이메일에 답하고, 회의에 참석하고, 급한 요청에 대응하다 보면 어느새 퇴근 시간입니다. 문제는 바쁨이 아니라 우선순위입니다. AI를 활용하면 이 문제를 해결할 수 있습니다.

바쁘지만 성과가 없는 이유

많은 사람이 할 일 목록을 작성합니다. 하지만 목록만 있고 우선순위가 없으면 의미가 없습니다. 급한 일과 중요한 일을 구분하지 못하면 하루가 남의 일정에 좌우됩니다.

전통적으로 아이젠하워 매트릭스나 ABC 방법론을 사용했습니다. 중요도와 긴급도로 업무를 분류하는 방식입니다. 하지만 현실에서는 이것만으로 부족합니다. 업무가 너무 많고, 맥락이 복잡하고, 판단 기준이 불명확합니다.

여기에 AI가 도움이 됩니다. AI는 방대한 업무를 빠르게 분석하고, 객관적인 기준으로 우선순위를 제안하며, 놓친 부분을 짚어줍니다.

AI로 업무 정리하는 법

첫 번째 단계는 업무를 정리하는 것입니다. 머릿속에 있는 할 일을 모두 꺼내서 ChatGPT나 Claude에 입력하세요.

오늘 해야 할 일:
- 보고서 초안 작성
- 팀 회의 준비
- 거래처 이메일 답장
- 신규 프로젝트 제안서 검토
- 예산 계획 수정
- 후배 업무 피드백
- 분기 실적 자료 정리

이렇게 나열한 후 AI에게 요청하세요:

"이 업무들을 분류하고 정리해줘. 각 업무가 어떤 유형인지, 예상 소요 시간은 얼마나 되는지 알려줘."

AI는 업무를 회의, 문서 작업, 커뮤니케이션, 검토 등으로 분류합니다. 그리고 각 업무의 성격과 소요 시간을 추정해줍니다. 이렇게 정리된 목록만 봐도 머리가 한결 가벼워집니다.

우선순위 결정에 AI 활용하기

업무를 정리했다면 이제 우선순위를 정할 차례입니다. AI에게 맥락을 제공하고 우선순위를 요청하세요.

"나는 마케팅팀 팀장이고, 다음 주에 임원 보고가 있어. 위 업무들의 우선순위를 정해줘. 중요도와 긴급도를 기준으로 설명해줘."

AI는 단순히 순서만 매기는 게 아닙니다. 각 업무가 왜 중요한지, 왜 급한지 설명합니다. 그리고 놓치기 쉬운 관점을 제시합니다.

예를 들어:

"신규 프로젝트 제안서는 임원 보고와 직접 연관되어 있으니 1순위입니다."
"팀 회의는 내일이지만 준비 시간이 30분이면 충분하니 중간 순위입니다."
"후배 피드백은 급하지 않지만 팀 성과에 영향을 주니 시간을 확보하세요."

이런 식으로 AI는 각 업무의 맥락을 고려한 판단 근거를 제공합니다.

실전 활용 예시

실제 사용 예시를 보겠습니다.

상황: 프로젝트 매니저가 월요일 아침 출근했을 때

ChatGPT 입력:

나는 IT 프로젝트 매니저야. 오늘 할 일:
1. 긴급 버그 리포트 검토 (고객 컴플레인)
2. 신규 기능 기획 미팅 (2시)
3. 다음 스프린트 계획 작성
4. 개발팀 코드 리뷰 요청 확인
5. 월간 보고서 작성 (금요일 마감)
6. 협력사 견적서 검토
7. 팀원 1:1 미팅 (목요일)

현재 상황: 프로젝트가 지연 중이고, 고객이 예민한 상태야.
우선순위를 정하고, 오늘 꼭 해야 할 일과 미룰 수 있는 일을 구분해줘.

AI 응답 예시:

오늘 꼭 해야 할 일 (우선순위):
1. 긴급 버그 리포트 검토 (1시간) - 고객 만족도 직결
2. 개발팀 코드 리뷰 요청 확인 (30분) - 프로젝트 진행 차단 요소 제거
3. 신규 기능 기획 미팅 준비 및 참석 (2시간) - 예정된 일정

오늘 시작할 수 있으면 좋은 일:
4. 다음 스프린트 계획 초안 (1시간) - 수요일까지 완성 가능

이번 주 중 처리:
5. 협력사 견적서 검토 (화요일)
6. 월간 보고서 작성 시작 (수요일부터)

다음 주로 이동:
7. 팀원 1:1 미팅 - 목요일에서 다음 주 월요일로 조정 권장

이렇게 AI는 시간, 중요도, 상황을 고려해 현실적인 계획을 제안합니다.

실천 가이드

AI로 업무 우선순위를 정하는 구체적인 방법입니다.

1. 아침 10분 루틴 만들기

출근 후 커피 한 잔 하면서 할 일을 AI에게 입력하세요. 단순 나열이 아니라 맥락을 함께 제공하세요. "오늘 중요한 미팅이 있다", "이번 주 마감이 있다" 같은 정보를 추가하면 더 정확한 우선순위를 받을 수 있습니다.

2. 업무 유형별로 시간 블록 지정

AI가 분류한 업무 유형별로 시간을 묶으세요. 이메일은 오전 10시, 문서 작업은 오후 2-4시처럼 정해두면 집중력이 올라갑니다. AI에게 "이 업무들을 시간대별로 배치해줘"라고 요청하면 효율적인 스케줄을 만들어줍니다.

3. 주간 단위로 우선순위 리뷰

매주 금요일, 다음 주 업무를 AI와 함께 검토하세요. 일주일 단위로 보면 놓치는 업무를 줄일 수 있습니다. "다음 주 목표는 A이고, 해야 할 일은 이것들인데 우선순위를 정해줘"라고 요청하세요.

4. 급한 일이 생겼을 때 재조정

갑작스러운 요청이나 긴급 업무가 생기면 AI에게 다시 물어보세요. "원래 계획이 이랬는데 긴급 업무가 추가됐어. 뭘 미루고 뭘 해야 할까?" 이렇게 물으면 현실적인 재조정안을 제시합니다.

5. 회고로 패턴 파악하기

한 달에 한 번, 지난 업무를 돌아보세요. "지난 달에 이런 업무들을 했는데, 시간이 부족했던 이유가 뭘까?"라고 AI에게 물어보세요. 반복되는 문제를 찾아내고 개선 방향을 제안받을 수 있습니다.

마무리

업무 우선순위를 정하는 건 기술이 아니라 습관입니다. AI는 그 습관을 만드는 데 강력한 도구입니다.

중요한 건 완벽한 우선순위가 아닙니다. 오늘 가장 중요한 한 가지를 끝내는 것입니다. AI는 그 한 가지를 찾는 데 도움을 줍니다.

바쁘게 사는 것과 의미 있게 사는 것은 다릅니다. AI로 우선순위를 정리하면 중요한 일에 집중할 시간이 생깁니다. 지금 당장 오늘 할 일을 AI에게 입력해보세요. 10분 투자로 하루가 달라집니다.

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