팀즈 AI 기능 활용 가이드 - Microsoft Teams Copilot 완벽 정복
팀즈 AI 기능 활용 가이드 - Microsoft Teams Copilot 완벽 정복
하루 종일 팀즈 회의만 하다 보면 정작 일할 시간이 없습니다. 회의록을 작성하고, 채팅 내용을 정리하고, 놓친 회의를 따라잡느라 저녁이 됩니다. Microsoft Teams Copilot은 이 모든 과정을 자동화합니다. 회의 중 AI가 알아서 기록하고, 회의 후 자동으로 요약하고, 채팅에서 핵심만 추출합니다.
팀즈 사용자가 시간을 낭비하는 순간들
팀즈를 주 업무 도구로 쓰는 조직이라면 공통된 고민이 있습니다. 첫째, 회의가 너무 많습니다. 하루에 5-6개 회의를 하면 집중해서 일할 시간이 없습니다. 둘째, 회의록 작성에 시간을 뺏깁니다. 한 시간 회의 후 30분을 회의록에 씁니다. 셋째, 채팅 메시지를 놓칩니다. 여러 채팅방에서 동시에 대화가 진행되면 중요한 내용을 빠뜨립니다.
Teams Copilot은 이 세 가지를 해결하기 위해 설계되었습니다. 회의는 자동으로 요약하고, 회의록은 AI가 작성하고, 채팅은 핵심만 추출합니다.
Teams Copilot - 회의 자동 요약과 실시간 자막
Teams Copilot의 가장 강력한 기능은 회의 자동화입니다. 회의 시작 전에 Copilot을 활성화하면, 회의 내내 모든 발언을 기록하고 분석합니다.
실시간 자막과 번역 기능이 기본입니다. 한국어로 말하면 영어 자막으로 표시되고, 영어로 말하면 한국어로 번역됩니다. 글로벌 팀과 협업할 때 언어 장벽이 사라집니다. 청각 장애가 있는 팀원도 자막으로 회의에 완전히 참여할 수 있습니다.
회의 중 AI에게 질문할 수 있습니다. 채팅창에 "지금까지 논의된 액션 아이템은 뭐야?"라고 물으면, 실시간으로 답해줍니다. 회의 중간에 들어온 사람은 "내가 들어오기 전에 무슨 얘기했어?"라고 물어서 맥락을 파악할 수 있습니다.
회의가 끝나면 자동으로 요약본이 생성됩니다. 논의 사항, 결정 사항, 액션 아이템, 다음 회의 일정이 정리된 문서가 채팅에 포스팅됩니다. 참석자들은 클릭 한 번으로 자신의 할 일을 확인할 수 있습니다.
채팅 요약과 스마트 검색
회의만큼이나 시간을 잡아먹는 게 채팅입니다. 여러 채널에서 동시다발적으로 대화가 진행되면, 놓친 내용을 따라잡기 어렵습니다. Copilot은 이 문제를 해결합니다.
채팅창에서 Copilot 아이콘을 클릭하고 "어제부터 오늘까지 이 채팅의 주요 내용을 요약해줘"라고 요청합니다. 수백 개 메시지를 읽지 않고도 핵심을 파악할 수 있습니다. "박 과장이 제안한 내용이 뭐야?", "예산 승인 결과는?"처럼 구체적인 질문도 가능합니다.
검색도 훨씬 똑똑해집니다. 예전에는 키워드로만 검색했지만, Copilot은 자연어 질문에 답합니다. "지난달 마케팅 캠페인 결과가 어땠어?"라고 물으면, 관련된 채팅, 파일, 회의록을 모두 찾아서 요약해줍니다.
채널 정리도 자동화할 수 있습니다. 한 주가 끝나면 "이번 주 #프로젝트A 채널의 주요 진행 상황을 요약해줘"라고 요청해서, 주간 보고서를 자동 생성합니다.
Copilot과 Microsoft 365 통합 활용
Teams Copilot의 진짜 강점은 Microsoft 365 앱들과의 통합입니다. 팀즈에서 시작한 작업을 워드, 엑셀, 파워포인트로 자동 연결할 수 있습니다.
회의 후 프레젠테이션을 만들어야 한다면, "이 회의 내용을 바탕으로 파워포인트를 만들어줘"라고 요청합니다. Copilot이 회의 녹취록을 분석해서 슬라이드를 자동 생성합니다. 제목, 요점, 그래프까지 포함된 초안이 완성됩니다.
회의에서 논의된 데이터를 정리해야 한다면, "이 회의에서 언급된 숫자들을 엑셀로 정리해줘"라고 합니다. 매출 수치, 예산, KPI 등이 자동으로 표로 정리됩니다.
회의록을 공식 문서로 만들어야 한다면, "이 회의 요약을 워드 문서로 작성해줘. 공식적인 톤으로"라고 요청합니다. 팀즈의 자동 요약을 기반으로 다듬어진 회의록이 생성됩니다.
이메일 작성도 자동화됩니다. 회의 후 참석자들에게 감사 이메일을 보내야 한다면, "이 회의 참석자들에게 감사 이메일을 작성해줘. 주요 결정 사항과 각자 할 일을 포함해서"라고 합니다. Outlook에서 바로 발송할 수 있는 이메일 초안이 만들어집니다.
실천 가이드
1. Copilot 라이선스 확인: Teams Copilot은 Microsoft 365 Copilot 라이선스가 필요합니다. 조직의 IT 관리자에게 도입을 제안하거나, 파일럿 프로그램 참여를 요청하세요.
2. 모든 회의에서 활성화: Copilot이 있다면 모든 회의에서 켜세요. 녹화와 녹취 동의를 참석자에게 받고, 회의 시작과 동시에 Copilot을 시작합니다.
3. 회의 중 질문 습관: 회의 중 궁금한 게 생기면 바로 채팅창에서 Copilot에게 물어보세요. "지금까지 결정된 사항", "다음 단계", "누가 어떤 일을 맡았는지" 등을 실시간으로 확인할 수 있습니다.
4. 요약본 자동 공유 설정: 회의 후 자동 생성된 요약본을 참석자 전원에게 자동 공유하도록 설정하세요. 모두가 같은 이해를 갖고 다음 단계로 진행할 수 있습니다.
5. 다른 앱과 연동 연습: Teams Copilot의 답변을 바로 Word, Excel, PowerPoint로 옮기는 연습을 하세요. "이 내용을 워드로", "이 데이터를 엑셀로" 같은 프롬프트를 익혀두면 작업 흐름이 끊기지 않습니다.
마무리
회의는 피할 수 없습니다. 하지만 회의에 쓰는 시간을 줄일 수는 있습니다. 한 시간 회의가 끝나고 30분간 회의록을 쓰는 대신, Copilot이 자동 생성한 요약본을 5분만에 검토하고 공유하세요. 하루 3시간 회의를 했다면, 1시간 30분 절약할 수 있습니다. 그 시간에 진짜 중요한 일을 하세요. AI는 당신의 시간을 돌려줍니다.