AI로 회의록 자동 정리하는 실전 가이드

1시간 회의하고 30분 회의록 정리. 하루에 회의가 3개면 회의록 작성에만 1시간 반을 쓴다. 그 시간에 실제 업무를 했으면 야근을 안 해도 됐을 것이다. AI 회의록 도구를 쓰면 이 시간을 5분으로 줄일 수 있다. 과장이 아니라 실제로 그렇다.

수기 회의록의 한계

회의 중에 필기하면서 동시에 논의에 참여하는 건 사실상 불가능하다. 둘 중 하나는 반드시 부실해진다.

수기 회의록이 안 되는 이유:

놓치는 내용이 많다. 적느라 바빠서 핵심 논의를 놓친다. 특히 빠르게 오가는 의견은 기록이 안 된다.
주관이 섞인다. 기록자의 해석이 들어가면서 원래 발언 의도와 달라진다. "그때 A팀장이 그렇게 말한 게 아닌데"라는 분쟁이 생긴다.
시간이 너무 걸린다. 회의 끝나고 기억을 더듬어 정리하는 데 회의 시간만큼 걸리기도 한다.
공유가 느리다. 정리하고 검토하고 보내는 데 반나절이 지나면, 회의 내용의 신선도가 떨어진다.

AI 회의록 도구는 이 문제를 근본적으로 해결한다. 녹음된 음성을 텍스트로 변환하고, 핵심 내용을 자동으로 요약하고, 할 일 목록까지 뽑아준다.

AI 회의록 도구 비교

현재 쓸 만한 도구 4가지를 정리했다. 한국어 지원 여부가 가장 중요한 기준이다.

1. 클로바노트 (Clova Note)

네이버가 만든 AI 회의록 서비스다. 한국어에 가장 강하다.

한국어 지원: 최상급. 한국어 음성 인식 정확도가 가장 높다.
주요 기능: 음성 녹음, 텍스트 변환, 화자 분리, 핵심 요약, 북마크
가격: 월 300분 무료. 유료 플랜은 월 4,900원부터.
장점: 한국어 인식률이 압도적이다. 전문 용어도 비교적 잘 잡아낸다. 모바일 앱으로 바로 녹음 가능하다.
단점: 실시간 회의 참여(봇 투입) 기능이 없다. 녹음 파일을 업로드하는 방식이다.
추천 대상: 대면 회의가 많고, 한국어 정확도가 최우선인 경우.

2. Otter.ai

영어권에서 가장 인지도가 높은 AI 회의록 서비스다.

한국어 지원: 없음. 영어 전용이다.
주요 기능: 실시간 텍스트 변환, Zoom/Teams/Meet 자동 참여, 요약, 액션 아이템 추출
가격: 월 300분 무료. Pro는 월 $16.99.
장점: Zoom, Google Meet, Teams에 봇이 자동으로 들어가서 녹음하고 정리해준다. 실시간 자막도 지원한다.
단점: 한국어를 아예 지원하지 않는다. 영어 회의 전용이다.
추천 대상: 영어 회의가 많은 외국계 기업이나 글로벌 팀.

3. Notta

다국어를 지원하는 AI 회의록 도구다.

한국어 지원: 지원함. 정확도는 클로바노트보다 약간 낮다.
주요 기능: 실시간 텍스트 변환, 다국어 번역, Zoom/Teams/Meet 연동, AI 요약
가격: 월 120분 무료. Pro는 월 $14.99.
장점: 한국어를 포함한 58개 언어를 지원한다. 실시간 번역 기능이 있어서 다국어 회의에 유용하다. 화상 회의 도구와 연동된다.
단점: 한국어 전문 용어 인식률이 클로바노트보다 떨어진다. 무료 플랜이 제한적이다.
추천 대상: 한국어와 영어 회의를 모두 하는 경우. 다국어 환경.

4. Microsoft Copilot (Teams)

마이크로소프트 Teams를 쓰고 있다면 가장 자연스러운 선택이다.

한국어 지원: 지원함. 지속적으로 개선 중이다.
주요 기능: Teams 회의 자동 녹화/요약, 핵심 내용 추출, 액션 아이템, 회의 후 질의응답
가격: Microsoft 365 Copilot 라이선스 필요 (월 $30/사용자). 별도 무료 플랜 없음.
장점: Teams 안에서 모든 게 해결된다. 별도 앱 설치가 필요 없다. 회의 후에 "이 회의에서 마케팅 관련 논의 내용 알려줘"라고 질문할 수 있다.
단점: 가격이 비싸다. Teams를 안 쓰면 의미가 없다. 회사 차원의 라이선스가 필요하다.
추천 대상: 이미 Microsoft 365를 사용 중인 조직.

실전 활용법: 3단계 프로세스

도구를 정했으면 실제로 어떻게 쓰는지가 중요하다. 회의 전, 중, 후로 나눠서 정리했다.

회의 전: 세팅

도구 설치 및 권한 설정: 앱을 설치하고, 마이크 접근 권한을 허용한다. 화상 회의 도구와 연동이 필요하면 미리 해둔다.
테스트 녹음: 실전 전에 반드시 테스트한다. 조용한 곳에서 1분 정도 녹음해보고, 텍스트 변환 결과를 확인한다. 마이크 위치와 음량을 조절한다.
회의 안건 입력: 일부 도구는 회의 안건을 미리 입력하면 요약 품질이 올라간다. 가능하면 활용한다.
참석자에게 녹음 사실 고지: 이건 예의이자 법적 의무다. "회의록 작성을 위해 AI 녹음을 진행합니다"라고 미리 알린다.

회의 중: 녹음

녹음 시작 확인: 회의 시작과 동시에 녹음이 시작됐는지 확인한다. 빨간 불이 들어오는지, 타이머가 돌아가는지 체크한다.
화자 식별을 위한 발언: "김 과장님 말씀하시죠"처럼 이름을 한 번씩 언급하면 화자 분리 정확도가 올라간다.
핵심 결정 사항 강조: "정리하면", "결론은", "이것으로 결정합니다"와 같은 표현을 의도적으로 사용하면 AI가 핵심 내용을 잡아내기 쉬워진다.
중간 점검: 긴 회의라면 중간에 녹음 상태를 한 번 확인한다. 배터리, 저장 공간, 네트워크 상태.

회의 후: 정리

AI 요약 확인: 자동 생성된 요약을 읽고 빠진 내용이나 잘못된 부분을 수정한다. 보통 5분이면 끝난다.
액션 아이템 확인: AI가 추출한 할 일 목록을 검토한다. 담당자와 기한이 정확한지 확인하고 보완한다.
공유: 수정이 끝나면 바로 참석자에게 공유한다. 회의 종료 후 10분 안에 공유하는 게 이상적이다.
보관: 팀 공유 드라이브나 프로젝트 관리 도구에 저장한다. 나중에 찾아볼 수 있도록 제목과 날짜를 명확히 기입한다.

주의사항

AI 회의록 도구가 편리하지만, 반드시 알아야 할 주의사항이 있다.

보안 이슈

기밀 회의는 신중하게: 인사 관련, 재무 관련, 전략 회의 등 민감한 내용이 포함된 회의는 AI 도구 사용을 재고해야 한다. 음성 데이터가 클라우드 서버에 저장되기 때문이다.
데이터 저장 위치 확인: 서버가 어느 나라에 있는지, 데이터 보관 기간은 얼마인지 확인한다. 회사 보안 정책과 충돌하지 않는지 IT 부서와 상의한다.
사내 승인: 새로운 SaaS 도구 도입은 IT 부서나 정보보안팀의 승인을 받는 게 원칙이다.

녹음 동의

사전 동의 필수: 한국에서는 통신비밀보호법에 따라 대화 당사자의 동의 없이 녹음하면 불법이다. 회의 시작 전에 참석자 전원에게 녹음 사실을 고지하고 동의를 받는다.
회의 초대장에 명시: "본 회의는 AI 회의록 작성을 위해 녹음됩니다"라는 문구를 회의 초대장에 넣어두면 깔끔하다.

AI 오류 교정

100% 정확하지 않다: 어떤 도구도 완벽하지 않다. 특히 전문 용어, 고유명사, 줄임말은 잘못 인식되는 경우가 많다.
반드시 검토한다: AI가 만든 회의록을 그대로 보내지 않는다. 5분만 투자해서 핵심 결정 사항과 숫자가 정확한지 확인한다.
피드백 반영: 자주 틀리는 단어가 있으면 사용자 사전에 등록하거나, 도구에서 제공하는 학습 기능을 활용한다.

실천 가이드

내일 회의부터 바로 적용할 수 있는 5가지다.

오늘 클로바노트 설치하기: 앱스토어에서 다운로드하고, 1분짜리 테스트 녹음을 해본다. 한국어 인식 결과를 직접 확인하는 게 첫걸음이다.
다음 회의에서 시범 운영하기: 부담이 적은 팀 내부 회의에서 먼저 써본다. 결과물을 동료에게 보여주고 반응을 살핀다. 첫 시도부터 중요한 회의에 쓸 필요 없다.
회의 초대장에 녹음 고지 문구 추가하기: "AI 회의록 작성을 위해 녹음됩니다"라는 한 줄을 회의 초대 템플릿에 넣어둔다. 한 번 만들어두면 매번 신경 쓸 필요 없다.
AI 회의록 검토 루틴 만들기: 회의 끝나면 바로 5분 안에 AI 요약을 검토하고 수정하는 습관을 만든다. 시간이 지나면 기억이 흐려져서 교정이 어려워진다.
팀 전체 도입 제안하기: 2-3번 시범 운영 후 결과가 괜찮으면 팀장에게 공식 도입을 제안한다. "회의록 작성 시간이 30분에서 5분으로 줄었습니다"라는 구체적 수치와 함께.

마무리

회의록 정리는 누군가는 해야 하는 일이지만, 꼭 사람이 30분씩 매달려야 하는 일은 아니다. AI 도구를 쓰면 정확도는 올라가고, 시간은 줄어든다. 그 시간에 실제로 의미 있는 일을 할 수 있다.

완벽한 도구는 없다. 하지만 수기 회의록보다 AI 회의록이 낫다는 건 확실하다. 중요한 건 어떤 도구를 고르느냐가 아니라, 일단 시작하는 것이다. 오늘 하나 설치해보자.

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