AI로 총무 업무 자동화하기

총무팀은 회사의 뒷바라지를 하는 부서입니다. 비품 주문, 시설 관리, 계약서 검토, 회의실 예약, 명함 제작, 경조사 관리까지. 크고 작은 일이 끊임없이 들어옵니다. AI는 이런 잡무를 놀랍도록 빠르게 처리해줍니다.

총무 업무에서 AI가 해결하는 문제

총무 담당자의 가장 큰 고민은 "예측 불가능성"입니다. 계획을 세워도 갑작스러운 요청이 쏟아집니다. "복사기 고장났어요", "명함 급하게 필요해요", "회의실 예약 충돌났어요" 같은 일들입니다.

이런 돌발 상황에 대응하다 보면 정작 중요한 일을 못 합니다. 계약 관리, 예산 집행, 시설 개선 같은 전략적 업무 말입니다. AI는 반복적인 문의 응대, 서류 작성, 일정 조율 같은 일을 자동화해줍니다.

ChatGPT로 각종 공지문 작성하기

총무팀은 공지를 많이 씁니다. 사무실 이전 안내, 시설 점검 공지, 주차장 이용 규칙 변경 등. 매번 새로 쓰기는 번거롭고, 예전 문서를 찾는 것도 쉽지 않습니다.

ChatGPT에게 맡기세요. "다음 내용으로 전 직원 공지문을 작성해줘. 내용: 12월 15일 오후 2시-4시 전기 점검으로 인한 전원 차단, 업무 중단 필요, 노트북 사용 권장, 문의는 총무팀으로" 이렇게 입력하면 정중하고 명확한 공지문이 나옵니다.

더 구체적으로 요청할 수도 있습니다. "격식 있는 톤으로" 또는 "친근한 톤으로"라고 하면 분위기를 조정합니다. 공지문 작성에 30분 걸리던 시간을 5분으로 줄일 수 있습니다.

비품 재고 관리 자동화

비품 관리는 생각보다 손이 많이 갑니다. 재고를 확인하고, 부족한 품목을 파악하고, 발주 요청을 하고, 입고를 확인하는 일. 엑셀로 관리하지만 누락되는 경우가 많습니다.

ChatGPT를 활용하면 재고 관리가 쉬워집니다. 엑셀에 정리된 재고 현황을 복사해서 "현재 재고가 10개 미만인 품목을 찾아서 발주가 필요한 항목 리스트를 만들어줘"라고 요청합니다. 그러면 발주 필요 품목과 권장 수량까지 제안합니다.

또한 "지난 3개월 사용량을 보고 다음 달 예상 소요량을 계산해줘"라고 하면 예측까지 해줍니다. 물론 정확도는 100%가 아니지만, 발주 계획을 세우는 데 충분한 참고 자료가 됩니다.

계약서 검토 시간 단축

총무팀은 각종 계약서를 검토합니다. 청소 용역, 보안 업체, 비품 공급 계약 등. 계약서는 법률 용어가 많아 읽기가 어렵고, 불리한 조항을 찾기도 쉽지 않습니다.

ChatGPT에 계약서 내용을 입력하고 "이 계약서에서 우리 회사에 불리한 조항이 있는지 확인해줘. 특히 위약금, 계약 해지 조건, 손해배상 부분을 중점적으로 봐줘"라고 요청하세요.

AI가 주요 조항을 요약하고, 주의해야 할 부분을 짚어줍니다. "제8조 위약금 조항이 과도하게 높습니다. 계약금액의 50%는 일반적인 수준(10-20%)을 초과합니다"처럼 구체적으로 알려줍니다. 물론 최종 검토는 법무팀이나 변호사와 해야 하지만, 1차 검토는 충분합니다.

실천 가이드

총무 업무에 AI를 당장 적용하는 방법입니다.

공지문 템플릿 만들기: 자주 쓰는 공지(점검, 이전, 규칙 변경 등) 프롬프트를 미리 만들어두세요. "전기 점검 공지문 작성"처럼 저장하면 됩니다.
FAQ 자동 답변 준비: 직원들이 자주 묻는 질문(비품 신청 방법, 회의실 예약 절차 등)에 대한 답변을 ChatGPT로 작성하고 문서화하세요. 같은 질문을 반복해서 답할 필요가 없어집니다.
재고 관리 주간 점검: 매주 월요일 엑셀 재고를 ChatGPT에 붙여넣고 "발주 필요 품목 확인"하는 루틴을 만드세요. 재고 부족으로 인한 업무 중단을 막을 수 있습니다.
계약서 체크리스트 활용: "계약서 검토 시 확인해야 할 항목 체크리스트를 만들어줘"라고 ChatGPT에 물어보세요. 그 리스트를 바탕으로 계약서를 검토하면 누락이 줄어듭니다.
이메일 초안 자동 작성: 거래처에 보내는 이메일(견적 요청, 납품 확인, 하자 보수 요청 등)을 ChatGPT로 초안 작성하세요. "OO업체에 청소 용역 재계약 문의 이메일 작성해줘"라고 하면 됩니다.

마무리

AI는 총무 담당자를 대체하지 않습니다. 돌발 상황 대응, 협력업체와의 협상, 직원들의 불편 해결 같은 일은 여전히 사람이 해야 합니다. AI는 그 과정에서 드는 시간을 줄여주는 도구입니다.

총무 업무는 작은 일이 많지만, 그 작은 일 하나하나가 회사 운영에 필수적입니다. AI로 단순 반복 작업을 줄이고, 직원들이 더 편하게 일할 수 있는 환경을 만드는 데 집중하세요. 그것이 총무팀의 진짜 가치입니다.

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