직장에서 AI 도입 제안서 쓰는 법

AI 도구를 써보니 업무가 훨씬 수월해졌다. 이걸 팀 전체가, 아니 회사 전체가 쓰면 얼마나 좋을까. 하지만 상사에게 "AI 써보시죠"라고 말하기가 쉽지 않다. 설득력 있는 제안서가 필요하다. 오늘은 상사가 거절하기 어려운 AI 도입 제안서 작성법을 알아본다.

왜 제안서가 필요한가

"그냥 말로 하면 안 되나요?"라고 생각할 수 있다. 안 된다. 이유는 세 가지다.

첫째, 기록이 남는다. 구두 제안은 잊힌다. 문서로 남기면 검토할 시간을 벌 수 있다.

둘째, 진지함을 보여준다. 제안서를 작성했다는 것 자체가 충분히 고민했다는 증거다. 상사 입장에서 가볍게 넘기기 어렵다.

셋째, 의사결정자에게 전달된다. 직속 상사가 결정권이 없을 수 있다. 제안서가 있으면 위로 올라갈 때 왜곡 없이 전달된다.

AI 도입 제안서의 핵심 구성 요소

좋은 제안서에는 다섯 가지 요소가 들어가야 한다.

1. 문제 정의

지금 어떤 문제가 있는지 명확히 써라. 막연하게 "비효율적이다"가 아니라 구체적으로.

주간 보고서 작성에 팀원당 평균 3시간 소요
고객 문의 응답 시간 평균 4시간
반복적인 데이터 입력으로 인한 오류 발생률 15%

숫자가 있어야 한다. 숫자가 없으면 설득력이 떨어진다.

2. 해결책 제시

AI로 어떻게 해결할 수 있는지 설명한다. 여기서 중요한 건 구체적인 도구명을 언급하는 것이다.

"AI를 도입하면 좋겠습니다"는 너무 모호하다. 대신 이렇게 써라.

ChatGPT Enterprise를 활용한 보고서 초안 자동 생성
Zapier + AI 연동을 통한 고객 문의 자동 분류
Microsoft Copilot을 통한 엑셀 데이터 처리 자동화

상사가 검색해볼 수 있게 구체적으로 적어라.

3. 기대 효과

정량적으로 써라. 감에 의존하지 마라.

보고서 작성 시간 3시간 → 1시간 (67% 단축)
고객 응답 시간 4시간 → 30분 (87% 단축)
데이터 입력 오류율 15% → 3% (80% 감소)

이 숫자를 어떻게 알 수 있냐고? 직접 테스트해봐라. 개인적으로 일주일간 AI 도구를 써보고 실제 데이터를 측정해라. 그게 가장 설득력 있는 근거다.

4. 비용과 ROI

돈 얘기를 피하지 마라. 상사가 가장 궁금한 건 "얼마나 드는데?"다.

비용 항목:

도구 구독료 (월/연)
초기 교육 비용
담당자 운영 시간

ROI 계산:

절감되는 시간 × 시급 = 연간 절감 비용
(연간 절감 비용 - 도구 비용) / 도구 비용 × 100 = ROI

예를 들어, 팀원 5명이 각각 주 2시간씩 절약하면 연간 520시간이다. 평균 시급 3만원이면 1,560만원 절감. 도구 비용이 연 500만원이면 ROI는 212%다.

5. 리스크와 대응책

장점만 나열하면 신뢰를 잃는다. 예상되는 리스크와 대응책을 함께 제시해라.

리스크	대응책
보안/정보 유출	기업용 버전 사용, 민감정보 입력 금지 가이드라인
학습 곡선	2시간 기초 교육 + 주간 Q&A 세션
직원 반발	대체가 아닌 보조 도구로 포지셔닝

제안서 템플릿

실제로 사용할 수 있는 템플릿이다. 복사해서 내용만 바꿔라.

[제안서 제목]
AI 도구 도입을 통한 [업무명] 효율화 방안

1. 현황 및 문제점
- 현재 상황: [구체적 설명]
- 문제점 1: [숫자 포함]
- 문제점 2: [숫자 포함]

2. 도입 제안
- 제안 도구: [도구명]
- 적용 범위: [부서/업무]
- 도입 방식: [단계적/전면]

3. 기대 효과
- 시간 절감: [Before → After]
- 비용 절감: [연간 금액]
- 품질 향상: [오류율 감소 등]

4. 필요 비용
- 도구 비용: [월/연]
- 교육 비용: [일회성]
- 예상 ROI: [%]

5. 추진 일정
- 1단계 (1개월): 파일럿 테스트
- 2단계 (2개월): 부서 확대
- 3단계 (3개월): 전사 적용

6. 리스크 및 대응
[표로 정리]

7. 요청 사항
- 파일럿 테스트 승인
- 월 [금액] 예산 배정

상사 유형별 설득 전략

모든 상사가 같지 않다. 유형별로 접근법을 달리해라.

숫자 중시형: ROI와 비용 절감 효과를 전면에 배치. 그래프로 시각화하면 더 좋다.

리스크 회피형: 리스크 대응책 섹션을 강화. 다른 회사 도입 사례를 첨부해라.

트렌드 민감형: 경쟁사 동향, 업계 트렌드를 강조. "이미 뒤처지고 있다"는 위기감을 자극해라.

현상 유지형: 작게 시작하자고 제안. 비용 없는 무료 버전 파일럿부터 시작.

실천 가이드

당장 내일부터 할 수 있는 것들이다.

개인적으로 먼저 써봐라: 최소 2주간 AI 도구를 업무에 적용해봐라. 실제 데이터가 있어야 설득력이 생긴다.
동료를 먼저 설득해라: 제안서 제출 전에 팀 동료 2-3명에게 먼저 보여줘라. 피드백을 받고, 가능하면 연명으로 제출해라.
타이밍을 잡아라: 분기 시작, 예산 편성 시기, 조직 개편 후가 좋다. 연말이나 바쁜 시기는 피해라.
구두 사전 예고: 갑자기 제안서를 들이밀지 마라. "AI 도입에 대해 검토해본 게 있는데 시간 되실 때 말씀드려도 될까요?"로 예고해라.
거절에 대비해라: 첫 번째 제안이 거절되더라도 포기하지 마라. 피드백을 받아 수정하고 3개월 후 다시 제안해라.

마무리

AI 도입 제안서는 회사를 위한 것이지만, 동시에 본인의 가치를 증명하는 기회다. 능동적으로 문제를 발견하고 해결책을 제시하는 사람은 어디서든 인정받는다.

제안이 받아들여지면 AI 도입 담당자가 될 수 있다. 받아들여지지 않아도 "이 사람은 뭔가 다르다"는 인상을 남긴다. 손해 볼 게 없다.

오늘 당장 제안서 초안을 작성해보라. 완벽하지 않아도 된다. 시작이 반이다.

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