AI로 회의록 10분 만에 정리하는 법

회의는 끝났는데 회의록 정리가 남았습니다. 녹음 파일 듣고, 메모 정리하고, 양식에 맞춰 작성하고. 1시간 회의에 회의록 작성 30분. AI를 활용하면 이 시간을 10분으로 줄일 수 있습니다.

회의록 정리, 왜 시간이 오래 걸리나

회의록은 단순 기록이 아닙니다. 논의 내용, 결정 사항, 액션 아이템, 담당자, 기한까지 명확히 정리해야 합니다. 특히 여러 사람이 동시에 말하거나 주제가 바뀔 때는 맥락을 파악하기 어렵습니다.

회의 중 메모를 잘했어도 문제입니다. 단편적인 메모를 문장으로 만들고, 순서를 정리하고, 중복을 제거해야 합니다. 회의 내용을 모두 기억하는 것도 아니니 녹음 파일을 다시 듣게 됩니다.

녹취록을 구조화된 회의록으로

회의를 녹음했다면 AI에게 녹취록을 회의록으로 변환하도록 요청하세요. 말 그대로 나열된 내용을 체계적으로 정리해줍니다.

회의록 변환 프롬프트:

다음 회의 녹취록을 회의록으로 정리해줘.

[녹취록 텍스트 붙여넣기]

회의록 양식:
1. 회의 개요 (일시, 참석자, 안건)
2. 주요 논의 내용 (안건별 정리)
3. 결정 사항 (번호 매겨서 명확히)
4. 액션 아이템 (담당자, 기한 포함)
5. 다음 회의 일정

간결하고 명확하게 작성해줘.

AI는 대화 흐름을 파악해서 주제별로 묶고, 중요한 결정 사항을 강조해서 정리해줍니다.

단편적 메모를 완성된 문장으로

회의 중 급하게 적은 메모는 나중에 보면 이해가 안 됩니다. "신제품 3월 론칭, 예산 확인 필요, 김팀장 검토" 같은 메모를 AI에게 주면 완성된 문장으로 바꿔줍니다.

메모 정리 프롬프트:

다음 회의 메모를 회의록 형식의 완성된 문장으로 바꿔줘.

메모:
- 신제품 론칭 3월 → 마케팅팀 준비 시작
- 예산 1억 → 재무팀 확인 필요
- 김팀장 경쟁사 분석 → 다음주까지
- 박대리 디자인 시안 → 이번주 금요일
- 다음 회의 2주 후

회의록 형식으로 정리하되, 주어와 목적어를 명확히 해줘.

AI는 "신제품 론칭을 3월로 확정하고, 마케팅팀은 즉시 준비에 착수하기로 했다" 같은 식으로 완성된 문장을 만들어줍니다.

액션 아이템 명확하게 추출하기

회의록에서 가장 중요한 건 액션 아이템입니다. 누가, 무엇을, 언제까지 해야 하는지 명확해야 합니다.

액션 아이템 추출 프롬프트:

다음 회의 내용에서 액션 아이템만 추출해서 표로 정리해줘.

[회의 내용 또는 녹취록]

표 양식:
| 번호 | 담당자 | 업무 내용 | 기한 | 비고 |

담당자가 명확하지 않은 경우 "미정"으로, 기한이 없으면 "협의 필요"로 표시해줘.

AI는 회의 내용을 분석해서 실행 항목만 뽑아내고, 표 형식으로 깔끔하게 정리해줍니다. 이 표를 복사해서 바로 팀원들에게 공유할 수 있습니다.

실천 가이드

AI로 회의록을 효율적으로 정리하려면 다음을 따르세요.

회의 녹음 필수: 가능하면 모든 회의를 녹음하세요. 참석자들에게 녹음 동의를 미리 받으세요.
녹취 서비스 활용: 클로바노트, 오터닷에이아이 같은 음성-텍스트 변환 서비스를 쓰면 녹음을 텍스트로 바꿔줍니다.
녹취록 먼저 검토: AI에게 주기 전에 녹취록을 한 번 읽고 명확하지 않은 부분을 수정하세요.
회의록 양식 통일: 팀에서 사용하는 표준 양식을 AI에게 알려주면 일관된 형식으로 정리됩니다.
액션 아이템 확인: AI가 추출한 액션 아이템이 정확한지 확인하고, 담당자와 기한이 명확한지 체크하세요.
즉시 공유: 회의 직후 정리해서 공유하세요. 시간이 지나면 내용이 희미해지고 실행력이 떨어집니다.

마무리

회의록 정리는 귀찮지만 중요한 일입니다. 제대로 정리하지 않으면 결정 사항이 흐지부지되고, 액션 아이템이 실행되지 않습니다. AI를 활용하면 정리 시간을 대폭 줄이면서도 완성도 높은 회의록을 만들 수 있습니다.

처음에는 AI가 정리한 회의록을 검토하고 수정하는 데 시간이 걸릴 수 있습니다. 하지만 몇 번 사용하면 어떤 프롬프트를 써야 원하는 형식이 나오는지 감이 잡힙니다. 그때부터는 정말 10분이면 충분합니다.

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