AI로 사내 공지 5분 만에 작성하는 법

사내 공지 하나 쓰는데 생각보다 시간이 오래 걸립니다. 정확하게 전달해야 하고, 오해의 여지가 없어야 하고, 적절한 톤을 유지해야 합니다. 특히 민감한 사안일수록 표현 하나하나가 신경 쓰입니다. AI를 활용하면 이 과정을 획기적으로 단축할 수 있습니다.

사내 공지, 왜 어려운가

사내 공지는 단순 정보 전달이 아닙니다. 누가, 언제, 무엇을, 어떻게 해야 하는지 명확해야 합니다. 모호하면 혼란이 생기고, 직원들이 개별적으로 문의합니다.

특히 공지 유형에 따라 톤이 달라야 합니다. 경조사 공지는 따뜻하게, 인사 발령은 공식적으로, 시스템 점검은 명확하게. 같은 내용이라도 어떤 톤으로 쓰느냐에 따라 직원들의 반응이 다릅니다.

핵심 정보만 주면 공지 완성

AI에게 전달할 정보만 알려주세요. 완성된 공지문으로 만들어줍니다.

기본 공지 작성 프롬프트:

다음 내용으로 사내 공지를 작성해줘.

공지 유형: 사내 시스템 점검 안내
핵심 내용:
- 일시: 2024년 3월 15일 오후 10시 ~ 16일 오전 6시
- 대상: 전사 인트라넷 및 그룹웨어
- 영향: 해당 시간 동안 접속 불가
- 사전 조치: 진행 중인 작업 저장 필수
- 문의처: IT지원팀 (내선 1234)

공지 형식:
- 제목 (간결하고 명확)
- 본문 (육하원칙 포함)
- 협조 요청
- 담당 부서 및 연락처

작성해줘.

AI는 제목부터 본문까지 완성된 공지문을 만들어줍니다. 날짜나 담당자 정보만 확인하고 바로 게시할 수 있습니다.

상황별 적절한 톤으로 작성하기

같은 정보라도 상황에 따라 톤을 달리해야 합니다. AI에게 상황에 맞는 톤으로 작성하도록 요청하세요.

톤 조절 공지 프롬프트:

다음 공지를 상황에 맞는 톤으로 작성해줘.

공지 내용: 연말 성과급 지급 안내

버전 1 - 긍정적 성과 (축하하고 격려하는 톤)
버전 2 - 어려운 경영 상황 (이해를 구하는 신중한 톤)
버전 3 - 일반적 상황 (중립적이고 공식적인 톤)

각 버전별로 제목과 본문을 작성해줘.

AI는 같은 정보를 상황에 맞게 다르게 표현합니다. 회사 상황에 맞는 버전을 선택하세요.

복잡한 절차를 명확하게 정리하기

새로운 제도 도입이나 절차 변경은 설명이 복잡합니다. AI에게 단계별로 정리하도록 요청하세요.

절차 안내 공지 프롬프트:

다음 절차를 사내 공지로 작성해줘.

주제: 신규 재택근무 신청 절차

절차:
1. 그룹웨어에서 재택근무 신청서 작성
2. 팀장 승인
3. 인사팀 확인
4. 승인 완료 시 신청일 3일 전까지 통보
5. 당일 아침 9시 재택근무 시작 보고

유의사항:
- 주 2회까지 가능
- 고객 미팅 있는 날 불가
- 긴급 출근 요청 시 1시간 내 출근 가능해야 함

요구사항:
- 절차를 번호 매겨 명확히
- 유의사항 별도 섹션으로 분리
- Q&A 섹션 추가 (예상 질문 3-5개)

작성해줘.

AI는 복잡한 절차를 단계별로 정리하고, 예상 질문까지 추가해줍니다.

실천 가이드

AI로 효과적인 사내 공지를 작성하려면 다음을 실천하세요.

핵심 정보 먼저 정리: AI에게 요청하기 전에 5W1H(누가, 언제, 어디서, 무엇을, 왜, 어떻게)를 정리하세요.
제목은 핵심만: "공지사항" 같은 일반적 제목 대신 "3/15 시스템 점검 안내" 같이 구체적으로 작성하세요.
시각적 구분: 중요한 내용은 굵게, 마감일은 밑줄, 목록은 번호나 불릿으로 구분하세요.
예상 질문 추가: 공지 하단에 FAQ를 추가하면 개별 문의가 줄어듭니다.
긴급도 명시: 긴급한 공지는 제목에 [긴급] 표시하고, 본문 첫 줄에 마감일을 강조하세요.
다중 채널 활용: 중요한 공지는 그룹웨어, 이메일, 메신저 등 여러 채널로 반복 공지하세요.
사후 확인: 공지 게시 후 주요 부서장에게 "확인했습니다" 답변을 받으면 전파율이 높아집니다.

마무리

사내 공지는 조직 운영의 기본입니다. 명확하게 작성하면 혼란이 줄고, 업무 효율이 올라갑니다. AI를 활용하면 공지 작성 시간을 대폭 줄이면서도 전달력을 높일 수 있습니다.

처음에는 AI가 생성한 공지가 우리 회사 톤과 맞지 않을 수 있습니다. 몇 번 수정하고 피드백하면 회사 스타일에 맞는 공지를 만들어줍니다. 그 이후부터는 정보만 입력하면 바로 게시 가능한 공지가 완성됩니다.

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