AI로 구매/조달 업무 최적화

구매팀의 핵심 미션은 두 가지입니다. 좋은 품질을 가장 저렴하게 사는 것, 그리고 적시에 공급받는 것. 매일 수십 개의 견적을 비교하고, 협력업체와 협상하고, 발주를 관리합니다. AI는 이 과정을 빠르고 정확하게 만듭니다.

구매 업무에서 AI가 해결하는 문제

구매 담당자의 가장 큰 고민은 "정보의 과부하"입니다. 같은 품목인데 업체마다 스펙이 다르고, 가격이 다르고, 납기가 다릅니다. 이걸 일일이 비교하려면 엑셀에 정리하고 계산기를 두드려야 합니다.

또 하나는 "협상력"입니다. 시장 가격을 모르면 바가지를 씁니다. 하지만 매번 시장 조사를 할 시간은 없습니다. AI는 대량의 정보를 빠르게 분석하고, 최적의 선택을 제안하는 데 탁월합니다.

ChatGPT로 견적 비교 분석하기

3개 업체에서 견적을 받았다고 가정합니다. 품목은 같은데 스펙, 가격, 납기가 제각각입니다. 손으로 비교하면 30분은 걸립니다.

ChatGPT에 세 업체의 견적 내용을 표로 정리해서 붙여넣으세요. 그리고 "다음 3개 견적을 비교해서 가격 대비 성능이 가장 좋은 것을 추천해줘. 품질, 가격, 납기를 종합적으로 고려해줘"라고 요청합니다.

AI가 각 업체의 장단점을 분석하고, "A업체는 가격이 가장 저렴하지만 납기가 길고, B업체는 품질이 우수하지만 15% 비쌉니다. 종합적으로 C업체를 추천합니다"처럼 답변합니다. 의사결정 시간을 크게 줄일 수 있습니다.

AI로 발주 내역 자동 정리하기

매달 발주 내역을 정리해서 보고해야 합니다. 품목별, 업체별, 금액별로 집계하는 일인데, 수백 건이 넘으면 손으로 하기 힘듭니다.

엑셀에 정리된 발주 내역을 ChatGPT에 붙여넣고 "다음 발주 내역을 업체별로 집계해서 총액을 계산해줘. 그리고 전월 대비 증감률도 표시해줘"라고 요청하세요.

AI가 깔끔한 표로 정리해줍니다. "이번 달 총 발주액은 1억 2천만원이며, 전월 대비 8% 증가했습니다. 가장 많이 증가한 항목은 원자재(+20%), 가장 감소한 항목은 부자재(-15%)입니다"처럼 요약도 해줍니다. 보고서 작성 시간이 1시간에서 10분으로 줄어듭니다.

협력업체 협상 시나리오 준비

가격 협상을 앞두고 있다면 ChatGPT로 시뮬레이션을 해보세요. "다음 상황에서 가격 인하를 요청하려고 합니다. 현재 단가 10,000원, 월 구매량 1,000개, 경쟁업체 제시가 9,500원. 협상 시나리오와 예상 질문, 대응 방법을 알려줘"라고 입력합니다.

AI가 협상 전략을 제안합니다. "1) 물량 증대를 조건으로 단가 인하 요청, 2) 장기 계약 제안, 3) 경쟁 업체 견적 제시" 같은 식입니다. 또한 "업체가 '원자재 가격이 올랐다'고 하면 어떻게 대응할까?"처럼 예상 질문과 답변도 준비해줍니다.

실제 협상에서 이 시나리오를 그대로 쓰진 않겠지만, 준비 시간을 크게 줄이고 자신감을 높여줍니다.

실천 가이드

구매/조달 업무에 AI를 당장 적용하는 방법입니다.

견적 비교 템플릿 만들기: 엑셀에 "업체명, 품목, 단가, 수량, 총액, 납기" 칼럼을 만들어두세요. 견적을 받을 때마다 이 양식으로 정리하면 ChatGPT 입력이 쉬워집니다.
시장 가격 조사 자동화: "OO 원자재의 현재 시장 가격 범위를 알려줘"라고 ChatGPT에 물어보세요. 웹검색 기능을 켜면 최신 정보를 찾아줍니다. 바가지 방지에 유용합니다.
발주서 초안 자동 작성: "다음 내용으로 발주서를 작성해줘. 품목: 스틸 파이프 100개, 단가: 50,000원, 납기: 2024년 12월 30일, 업체: OO철강"이라고 하면 정식 발주서 양식으로 만들어줍니다.
원가 분석 요청: "이 제품의 원가 구성 요소를 분석해줘. 원자재비 60%, 인건비 20%, 운송비 10%, 기타 10%"처럼 입력하면 어느 부분을 협상해야 할지 제안합니다.
공급업체 평가 자동화: 업체별 납기 준수율, 품질 불량률, 가격 경쟁력을 정리한 후 "다음 데이터를 바탕으로 협력업체 평가 점수를 매겨줘"라고 요청하세요. 객관적인 평가 기준을 만들 수 있습니다.

마무리

AI는 구매 담당자를 대체하지 않습니다. 협력업체와의 신뢰 구축, 긴급 상황 대응, 전략적 소싱 결정은 여전히 사람의 영역입니다. AI는 데이터 분석, 비교 검토, 문서 작성 같은 시간 많이 드는 일을 대신해줍니다.

구매팀의 진짜 가치는 원가를 줄이고 공급망을 안정화하는 것입니다. AI로 단순 작업 시간을 줄이고, 더 나은 협상, 더 전략적인 구매 결정에 집중하세요. 그것이 회사에 진짜 기여하는 길입니다.

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