AI로 비즈니스 이메일 잘 쓰는 법

이메일 하나가 이렇게 어려울 줄 몰랐습니다. 특히 까다로운 상황일수록 더 그렇습니다. 거절 메일, 사과 메일, 요청 메일. 말 한마디 잘못하면 관계가 틀어집니다. AI가 이 고민을 덜어줄 수 있습니다.

이메일에 AI를 쓰면 좋은 점

초안 작성 시간이 대폭 줄어듭니다. 빈 화면 앞에서 고민하는 시간이 사라집니다.

"너무 딱딱한가?", "너무 가벼운가?" 걱정할 필요 없습니다. AI에게 원하는 톤을 지정하면 됩니다.

오타, 문법 오류 걱정이 줄어듭니다. AI가 기본적으로 깔끔한 문장을 만들어줍니다.

비슷한 표현만 반복하는 습관을 깰 수 있습니다. 다양한 표현을 제안받을 수 있습니다.

프롬프트: "[상대방 직책]에게 [요청 내용]을 부탁하는 이메일을 써줘. 정중하지만 너무 길지 않게, 3문단 이내로."

예시: "마케팅팀 팀장님에게 다음 주 화요일까지 캠페인 데이터를 공유해달라고 요청하는 이메일을 써줘. 정중하지만 너무 길지 않게, 3문단 이내로."

거절은 가장 쓰기 어려운 메일입니다.

프롬프트: "[요청 내용]을 거절하는 이메일을 써줘. 상대방 기분이 상하지 않게, 대안이 있다면 제시하면서."

예시: "외부 강연 요청을 거절하는 이메일을 써줘. 일정상 어렵다는 이유로, 다음 분기에 다시 검토할 수 있다고 하면서 정중하게."

프롬프트: "[상황]에 대해 사과하는 이메일을 써줘. 책임을 회피하지 않으면서, 개선 계획도 포함해서."

예시: "납품 일정이 3일 지연된 것에 대해 고객사에 사과하는 이메일을 써줘. 원인을 간단히 설명하고, 재발 방지 계획도 포함해서."

프롬프트: "[상대방]에게 [목적]으로 미팅을 요청하는 이메일을 써줘. 가능한 시간을 제안하면서."

프롬프트: "[이전 미팅/이메일] 이후 팔로업 이메일을 써줘. 다음 단계를 확인하면서."

이미 쓴 이메일을 AI로 다듬을 수도 있습니다.

톤 조절:

구조 개선:

표현 개선:

개인 정보 주의: 구체적인 이름, 금액, 기밀 정보는 [이름], [금액]으로 대체해서 입력하세요.

그대로 보내지 않기: AI 결과를 한 번 더 읽고 본인 말투로 조정하세요. 너무 AI 티가 나면 어색합니다.

상대 고려: AI는 상대와의 관계를 모릅니다. 평소 호칭, 말투를 반영해서 수정하세요.

중요한 메일은 검토: 클라이언트, 임원에게 보내는 중요한 메일은 동료에게도 검토받으세요.

이메일은 매일 쓰지만 매번 어렵습니다. AI를 활용하면 시간도 줄이고 품질도 높일 수 있습니다.

중요한 건 AI가 쓴 것을 그대로 보내지 않는 것입니다. 초안은 AI에게, 마지막 터치는 본인이. 그래야 효율도 챙기고 진정성도 유지됩니다.

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