AI로 엑셀 업무 자동화하는 법

매달 반복되는 매출 보고서. 수백 줄짜리 데이터에서 원하는 값을 찾기 위해 VLOOKUP을 검색하고, 수식이 깨져서 다시 처음부터 만들고. 엑셀 앞에서 2시간을 보내고 나면 정작 중요한 일은 시작도 못 한다. 이게 한국 직장인 대부분의 현실이다.

이제 그럴 필요 없다. AI에게 "이 데이터에서 부서별 매출 합계 구해줘"라고 말하면 끝이다. 함수를 외울 필요도, 검색할 필요도 없다.

AI가 엑셀 업무를 바꾸는 방식

AI는 엑셀을 대체하는 게 아니다. 엑셀을 쓰는 방식을 바꾼다. 핵심은 네 가지다.

함수 자동 생성

원하는 결과를 말로 설명하면 AI가 수식을 만들어준다. VLOOKUP, INDEX MATCH, SUMIFS 같은 복잡한 함수를 외울 필요가 없다. ChatGPT에 상황을 설명하면 정확한 수식을 돌려준다.

데이터 정리와 정제

엑셀에서 가장 시간 잡아먹는 작업이 데이터 정리다. 이름 형식 통일, 빈 셀 처리, 중복 제거, 날짜 형식 변환. AI는 이런 단순 반복 작업을 처리할 수식이나 방법을 순식간에 알려준다.

피벗 테이블 자동 생성

피벗 테이블을 제대로 만들 줄 모르는 직장인이 의외로 많다. AI에게 "이 데이터를 지역별, 월별로 요약해줘"라고 요청하면 피벗 테이블 설정 방법을 단계별로 안내하거나, 동일한 결과를 내는 수식을 만들어준다.

차트와 시각화

데이터를 정리했으면 보여줘야 한다. AI는 데이터 특성에 맞는 차트 유형을 추천하고, 차트를 만드는 구체적인 단계를 안내한다. 보고서에 넣을 깔끔한 시각화를 빠르게 완성할 수 있다.

실전 활용 사례

이론은 됐고, 실제로 어떻게 쓰는지 보자.

사례 1: 매출 데이터 정리

상황: A열에 날짜, B열에 지점명, C열에 매출액이 있는 1,000행짜리 데이터. 여기서 월별, 지점별 매출 합계를 구해야 한다.

ChatGPT 프롬프트 예시:

엑셀에서 A열에 날짜(2024-01-15 형식), B열에 지점명, C열에 매출액이 있어. 1,000행 데이터야. 월별, 지점별 매출 합계를 구하는 수식을 알려줘. 피벗 테이블 말고 수식으로 해결하고 싶어.

ChatGPT는 SUMIFS 함수를 활용한 수식을 제공한다. 예를 들어:

=SUMIFS(C:C, B:B, "서울점", TEXT(A:A,"YYYY-MM"), "2024-01")

여기에 "모든 지점과 모든 월을 한 번에 정리하는 표를 만들고 싶어"라고 추가 요청하면, 동적으로 작동하는 수식 구조까지 설계해준다.

사례 2: 복잡한 함수 만들기 (INDEX MATCH, 조건부 수식)

상황: 두 개의 시트를 비교해서, 시트1의 주문번호를 기준으로 시트2에서 배송상태를 가져와야 한다. 주문번호가 없으면 "미확인"으로 표시.

ChatGPT 프롬프트 예시:

엑셀에서 시트1의 A열에 주문번호가 있고, 시트2의 A열에 주문번호, B열에 배송상태가 있어. 시트1의 B열에 해당 주문번호의 배송상태를 가져오되, 시트2에 주문번호가 없으면 "미확인"이라고 표시하는 수식 알려줘. VLOOKUP 대신 INDEX MATCH 조합으로 해줘.

결과:

=IFERROR(INDEX(시트2!B:B, MATCH(A2, 시트2!A:A, 0)), "미확인")

VLOOKUP보다 유연하고, 열 위치가 바뀌어도 깨지지 않는 수식이다. AI 없이 이 수식을 처음부터 만들려면 검색만 30분이다.

조건이 더 복잡한 경우도 마찬가지다. "배송상태가 '완료'인 것만 가져오되, 날짜가 이번 달인 것만 필터링해줘" 같은 다중 조건도 AI에게 말로 설명하면 한 번에 수식을 받을 수 있다.

사례 3: VBA 매크로 자동 생성

상황: 매주 월요일마다 받는 CSV 파일을 열어서, 특정 열만 추출하고, 형식을 맞추고, 새 시트에 붙여넣는 작업을 반복하고 있다.

ChatGPT 프롬프트 예시:

엑셀 VBA 매크로를 만들어줘. 다음 작업을 자동화하고 싶어:

"C:\데이터\주간보고.csv" 파일을 연다

A열(이름), C열(부서), F열(실적)만 추출한다

현재 워크북에 "주간정리"라는 새 시트를 만든다

추출한 데이터를 새 시트에 붙여넣는다

첫 행을 굵게 처리하고 배경색을 파란색으로 설정한다

CSV 파일을 닫는다

ChatGPT는 바로 실행 가능한 VBA 코드를 생성한다. 매주 반복하던 20분짜리 작업이 버튼 한 번으로 끝난다. VBA를 몰라도 상관없다. 코드를 복사해서 엑셀 VBA 편집기(Alt+F11)에 붙여넣고 실행하면 된다.

코드가 에러를 내면 에러 메시지를 그대로 ChatGPT에 붙여넣으면 된다. 수정된 코드를 다시 받을 수 있다. 이 과정을 두세 번 반복하면 대부분 해결된다.

주의사항

민감 데이터 보안

AI에 데이터를 넘길 때 반드시 확인할 것이 있다. 고객 개인정보, 급여 데이터, 미공개 재무정보 같은 민감 데이터는 외부 AI에 입력하면 안 된다. 회사 보안 정책을 먼저 확인하라.

민감 데이터를 다룰 때는 데이터 구조만 설명하고 실제 값은 더미 데이터로 대체해서 질문하는 방법을 쓰자.

안전한 프롬프트 예시:

A열에 직원ID(예: EMP001), B열에 부서명, C열에 급여가 있어. 부서별 평균 급여를 구하는 수식을 알려줘.

실제 직원 이름이나 급여 금액을 넣지 않아도 원하는 수식을 얻을 수 있다.

AI 결과 검증

AI가 만들어준 수식이 항상 맞는 건 아니다. 특히 복잡한 조건이 여러 개 겹치면 논리 오류가 있을 수 있다. 반드시 소규모 데이터로 먼저 테스트하고, 결과가 맞는지 수동으로 확인하라. 대량 데이터에 적용하는 건 그 다음이다.

수식에 엣지 케이스가 있을 수 있다. 빈 셀이 있을 때, 숫자가 텍스트로 저장되어 있을 때, 데이터 범위가 예상과 다를 때. 이런 상황에서 수식이 제대로 작동하는지 꼭 확인하자.

실천 가이드

지금 당장 시작할 수 있는 단계별 행동이다.

ChatGPT 계정 만들기: 무료 계정으로 충분하다. chat.openai.com에서 가입하고, 첫 질문으로 "엑셀에서 VLOOKUP 대신 INDEX MATCH를 쓰는 이유 알려줘"라고 물어보라. AI와 엑셀 대화가 어떤 건지 감이 온다.
자주 하는 엑셀 작업 목록 만들기: 이번 주에 엑셀로 한 작업을 전부 적어보라. 그중 반복적인 것, 시간이 오래 걸린 것에 표시하라. 그게 AI로 자동화할 1순위다.
하나씩 AI에게 맡겨보기: 목록에서 가장 간단한 작업 하나를 골라 ChatGPT에 물어보라. "엑셀에서 [작업 설명]하는 수식 알려줘"라고 쓰면 된다. 완벽하게 쓸 필요 없다. 말로 설명하면 AI가 알아듣는다.
VBA 매크로 하나 만들어보기: 매주 반복하는 단순 작업이 있다면 ChatGPT에 VBA 매크로를 요청하라. 코드를 복사해서 엑셀 VBA 편집기(Alt+F11)에 붙여넣고 실행하면 된다. 처음엔 어색하지만 한 번 성공하면 세계가 달라진다.
프롬프트 저장해두기: 잘 작동한 프롬프트는 메모장이나 노션에 저장하라. 다음에 비슷한 작업이 생기면 프롬프트만 약간 수정해서 재사용할 수 있다. 나만의 엑셀 AI 활용 사전을 만들어두면 점점 빨라진다.

마무리

엑셀 고수가 될 필요 없다. AI에게 잘 설명하는 사람이 되면 된다. 함수를 외우는 시대는 끝났다. 원하는 결과를 말로 표현하고, AI가 만들어준 수식을 검증하고 적용하는 능력. 그게 이 시대의 엑셀 실력이다.

오늘 퇴근 전에 ChatGPT를 열고, 지금 하고 있는 엑셀 작업 하나를 물어보라. 30분 걸리던 일이 3분에 끝나는 경험을 하게 될 것이다.

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피벗 테이블 자동 생성

차트와 시각화

실전 활용 사례

사례 1: 매출 데이터 정리

사례 2: 복잡한 함수 만들기 (INDEX MATCH, 조건부 수식)

사례 3: VBA 매크로 자동 생성

추천 도구

ChatGPT (무료/유료)

Microsoft Copilot for Excel (유료)

구글 시트 AI (무료/유료)

주의사항

민감 데이터 보안

AI 결과 검증

실천 가이드

마무리

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